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Como organizar, fazer backup e sincronizar seus contatos do celular

Novo contato no iOS 8.

Desde os tempos mais remotos da telefonia móvel, quando falar com outros seres humanos em tempo real era a atividade única desses aparelhos, a agenda de contatos é de suma importância. Se hoje ligar é o de menos, ela continua servindo a propósitos tão nobres quanto. Diversos apps, do WhatsApp ao Snapchat, recorrem à agenda do aparelho para preencherem suas listas de contatos. Que tal gastar um tempinho para arrumar a sua?

Sistemas modernos para smartphones integrados à nuvem oferecem ferramentas poderosas de organização e backup automático dos seus contatos. Se antes era preciso copiá-los manualmente para um aparelho novo ou salvá-los no limitado SIM card, sem falar na perda irremediável decorrente da perda ou roubo do aparelho em si, hoje tais situações são coisa do passado.

Com o backup feito e sincronizado em tempo real com a nuvem, sua lista sempre atualizada fica a uma senha de distância de qualquer dispositivos conectado à Internet. Mas existe um caminho entre a situação atual dela até esse ideal, e o apresentarei a partir de agora. Acalme-se, dá menos trabalho do que parece.

Arrumando a bagunça dos contatos

A menos que você tenha alterado alguma coisa na configuração padrão do seu smartphone, ele já faz backup da agenda de contatos e a mantém salva, na nuvem, automaticamente. Android, iOS e Windows Phone têm esse recurso nativo e ativado de fábrica.

O problema é que… bem, se essa lista jamais teve a sua atenção, ela deve estar uma bagunça. Ao longo dos anos diversos fatores contribuem para esse caos: mudanças nos critérios de salvamento de novos contatos, interferências de apps de terceiros e até mesmo a nossa displicência ao salvar novos números.

Ilustração com uma mãozinha depositando uma moeda em uma caixa com o logo do Manual do Usuário em uma das faces, segurada por dois pares de mãos. Ao redor, moedas com um cifrão no meio flutuando. Fundo alaranjado.

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Se for o seu caso, de pronto temos uma bifurcação nesse guia: reparar ou destruir. Ou você recorre aos apps e soluções que citarei em seguida na tentativa de dar sentido à confusão, ou exporta eles para um lugar externo e a recomeça, do zero. Quando me sentei com a missão de arrumar a minha agenda, escolhi o segundo caminho. Acho que ele funciona melhor para quem, como eu à época, tem poucos contatos, até uns 200.

Dando fim aos contatos duplicados

É possível organizar seus contatos pelo próprio smartphone, mas pela comodidade do teclado físico e da multitarefa, é mais fácil fazê-lo em um computador. Ajuda também o fato de que as três empresas citadas até aqui oferecem versões web da lista de contatos, por onde podemos manipulá-la facilmente. Nestes locais:

O OS X, da Apple, traz ainda um app de contatos diretamente ligado ao iCloud. O mesmo vale para o Windows 8, da Microsoft, com o app Pessoas — que se conecta ao Google, Facebook e outras redes sociais para extrair informações dos contatos. O Google… bem, o Google é totalmente web.

Interface web de contatos do Google.

É nessa hora, quando abrimos a lista de contatos e vemos seu estado lastimável de desorganização, que o moral é afetado e costumamos postergar a tarefa. Não desanime!

O maior problema a ser enfrentado costuma ser o dos contatos duplicados, ou seja, uma mesma pessoa com duas ou mais entradas por conta de redes sociais, e-mails, dois ou mais telefones… enfim, campos que em vez de estarem consolidados em apenas um contato, espalham-se por alguns. Seu primeiro trabalho deve ser mesclar esses contatos duplicados.

Na ferramenta do Google há um link no menu principal chamado “Encontrar duplicatas.” Na da Microsoft, a mesma função está no menu Gerenciar > Limpar contatos. Em ambos os casos é feita uma triagem automática da lista que retorna os contatos duplicados. Eles são exibidos para fins de revisão e, estando tudo ok, basta tocar num botão para dar concluir a mesclagem.

Ferramenta para mesclar contatos duplicados no Outlook.com.

A Apple não tem algo do tipo para os contatos do iCloud (ao menos na versão web), então o jeito é recorrer a um app para iOS. Na App Store tem o gratuito Cleanup Duplicate Contacts. Ele é rápido, bem resolvido e permite pré-visualizar (e descartar) as mudanças antes de efetivá-las em sua agenda. E, caso alguma catástrofe decorra do seu uso, ele faz backups que podem ser restaurados com um toque.

Vale lembrar que nos três casos é possível mesclar contatos manualmente. Quando, por exemplo, algum contato seu usa um pseudônimo no Facebook, pode ocorrer dessas ferramentas automatizadas deixá-lo escapar. Faça uma revisão atenta da sua lista após usá-las.

Unificando as listas de contatos

Eliminar contatos duplicados não resolve todos os problemas. Ainda haverá gente sem e-mail, sem telefone, sem foto… sem falar nas múltiplas agendas de contato — você talvez não saiba, mas talvez duas ou mais povoem seu smartphone simultaneamente.

Tela de contatos nas configurações do iPhone.O ideal é unificar todos os contatos em uma lista. Não há prejuízo se, digamos… você prefere gerenciar seus contatos no Google e usa um iPhone. Os sistemas modernos “conversam” com outros provedores e permitem puxar e salvar contatos neles. No iPhone, por exemplo, basta entrar em Ajustes > Mail, Contatos, Calendários > Adicionar Conta e colocar a sua — tem suporte a Exchang, Google, Yahoo, Outlook.com e outras. Complemente a dica definido a nova conta, digamos… Google, indo em Ajustes > Mail, Contatos, Calendários > Contatos > Conta Padrão e selecionando “Gmail” para que novos contatos sejam salvos no Google, e não na sua conta no iCloud. Esses dois passos tornam o Google padrão no iPhone, para não fragmentar sua lista.

No Android o caminho é similar: Configurações > Contas > Adicionar uma conta. A diferença é que eventualmente, como no caso do Outlook.com, é preciso instalar o app oficial para inclui-lo na listagem. Outro detalhe, válido para Windows Phone também, é que esses sistemas não funcionam com o iCloud, que é exclusivo dos sistemas da Apple. De qualquer forma, não faz falta.

Qual lista escolher, então? O iCloud só vale se você usa iPhone. Em qualquer outro caso, um bom critério é considerar o e-mail que você usa, já que essas listas são atreladas a eles. Se for o Gmail, vá de Google; se for o Outlook.com, Microsoft; e se você usa o e-mail da Apple, iCloud. Claro, nada impede que alguém que use o Outlook.com como e-mail principal guarde seus contatos no Gmail, mas manter-se na mesma solução/empresa facilita algumas coisas, como a inclusão de novos contatos via e-mail e a desnecessidade de vincular uma ou até duas contas extras ao sistema do smartphone. Eu sempre usei os contatos do Google e já passei pelos três sistemas citados, sem qualquer problema.

Decidido o provedor da sua lista de contatos, é hora de unificar todos esses nela. Aquelas versões web citadas acima permitem exportar e importar contatos em formatos universais, como CSV. Faça uma varredura nos que eventualmente use e depois, centralize-os todos em uma só. É uma boa, inclusive, fazer isso primeiro, antes de procurar por contatos duplicados ou passar um pente fino neles.

Se quiser um facilitador, o Scrubly vem ao resgate. É um web app que analisa, unifica duplicatas, preenche dados dos contatos com informações de redes sociais e até padroniza o formato dos telefones salvos. Ah, e as listas originais ficam a salvo, caso algo saia terrivelmente errado. Como é feito em Flash, precisa ser usado no PC. Ele é gratuito para até 250 contatos e custa US$ 20 para funcionar uma vez. Dependendo da importância da sua lista e do nível de bagunça que ela estiver, pode valer o investimento.

Depois de usar tantas ferramentas automatizadas, é bom dar uma conferida para ver se está tudo ok e preencher, na unha, eventuais lacunas. Sabe como é, uma foto de alguém, o e-mail alternativo/profissional de outro, coisas que às vezes passaram batidas.

Contatos organizados, salvos e sincronizados

Estamos em 2015, não há justificativa para gritar no Facebook “perdi o celular e meus contatos, manda inbox para pegar seu número!!” Os três principais sistemas móveis, Android, iOS e Windows Phone, meio que exigem uma conta atrelada para funcionarem, e ela já guarda os seus contatos. Depois de dar um jeito na bagunça, o único trabalho a fazer é certificar-se de que os novos estão sendo salvos na lista correta e essa, está conectada e como padrão no seu smartphone.

É cômodo e tranquilo pegar um celular novo, digitar uma senha e ver a lista de contatos totalmente preenchida. A tecnologia ainda se debate na facilitação de algumas questões, como uniformizar a atualização para novas versões do Android e tornar o uso da criptografia mais amigável, mas outras, como o gerenciamento, backup e sincronia de contatos, já estão bem maduras e prontas para serem usadas por todo mundo.

Algumas dicas de apps e a ideia para este post vieram deste outro, do Wall Street Journal. Se você ficou com alguma dúvida, não hesite em perguntar nos comentários abaixo.

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20 comentários

  1. Meu celular pediu para fazer backup da minha agenda de telefones e salvar em minha conta no Gmail.com, agora quero saber onde foram salvos estes contatos?

  2. Olá, estou usando o app parallel space p/usar o Whats porque estou sem celular no momento e coloquei o chip no aparelho de minha mama, e gostaria de saber se têm alguma forma de separar os meus contatos no Whatsapp do outro chip pois estão tds juntos e misturados.

  3. Descobri isso e organizei meus contatos, mas depois da última atualização do android meus contatos tbm atualizam e somem por bastante tempo até o processo ser concluído. Alguém sabe como me livro disso?

  4. Descobri isso e organizei meus contatos, mas depois da última atualização do android meus contatos tbm atualizam e somem por bastante tempo até o processo ser concluído. Alguém sabe como me livro disso?

  5. Meu problema é que já sincronizei meus contatos com S60, iOS (diversas versões), Windows Mobile (diversos), Windows Phone e Android (diversos) – e não nessa ordem. Isso somado a alguns apps que testei, transformaram meus contatos em um caos generalizado.

    Não tenho problemas com novos smartphones e o sumiço repentino deles, mas com os contatos em si…. Pior é a salada que fica no Bluetooth do carro..

    Enfim… ainda não tive coragem de arrumar.. risos.

  6. Uma dica pra preencher as fotos dos contatos: Contact Photo Sync (Free para Android), synca as fotos dos seus contatos com as do Whatsapp, Funciona que é uma beleza!

  7. Felizmente eu só tinha uns 3 contatos pra mesclar no do google, ja no meu outlook que eu uso desde bem novinho, nossa, exclui todos e sincronizei com o google, uma ótima dica essa Ghedin!
    Porme tenho uma duvida, quando botei pro app “Contatos+” mesclar os contatos, ele só deu opções de emails (todos do meu msn), tem com como eu excluir esse emails domeu msn? exclui tudo no outlook mas mesmo assim eles aparecem la

  8. Meus contatos são uma mistura de Windows Live Messenger que virou Outlook + celulares android/windows phone, cada um com uma conta diferente. E sincronizados com as redes sociais. Nem me atrevo a mexer :D

  9. eu queria um jeito fácil de excluir tudo menos os que estão no grupo ‘sincronizados’ e ‘apartamento’. tem muita coisa ali do falecido orkut.

  10. Bom artigo, vou recomendar para uns conhecidos necessitados!

    Felizmente, não preciso dessas dicas porque não uso telefone (só e-mail). Mas se for necessário, em casos extremos, tenho 3 números de telefone na minha agenda do celular. rsrs

  11. Desde que comprei meu primeiro smartphone, uso os contatos sincronizados com a conta Google. Nunca mais esquentar a cabeça ao migrar para outro aparelho ou até outro sistema.

    Uma coisa que senti muita falta quando saí do WP foi a integração com o Facebook na lista de contatos. O Android não tem nativamente a opção de mesclar as informações da rede nos contatos, então acabo com um monte de gente sem foto.

    1. Também sempre usei a conta do Google para sincronizar os contatos desde o primeiro smartphone. Na verdade, desde antes até de ter um, em uma época em que tive um iPod touch. Ou seja, passei por iOS, Android, Windows Phone a agora Android de novo, todos com a mesma conta e dor de cabeça zero. =D

  12. Desde que comprei meu primeiro smartphone, uso os contatos sincronizados com a conta Google. Nunca mais esquentar a cabeça ao migrar para outro aparelho ou até outro sistema.

    Uma coisa que senti muita falta quando saí do WP foi a integração com o Facebook na lista de contatos. O Android não tem nativamente a opção de mesclar as informações da rede nos contatos, então acabo com um monte de gente sem foto.

  13. Abri o Contatos do Google e, de cara, já vi a mensagem de “196 contatos duplicados”. Mãos à obra.

  14. Prezado, cuidado com a gramática. Você cometeu alguns erros de colocação pronominal. Os pronomes relativos “que”, “quando” atraem o pronome oblíquo. Exemplos de erros no seu texto: “Quando sentei-me”, “que conecta-se”.

  15. Uma boa solução é o FullContact que conecta com Gmail, Facebook, Instagram, Twitter e Foursquare. O serviço reúne todos contatos em um só lugar e usa o Google como local de armazenamento, ou seja, sua lista de contatos do Google fica atualizadíssima com as informações das diversas redes sociais.
    Uma dica é “desligar” os recursos automáticos para evitar mesclar contatos ou atualizar alguma informação indevidamente.

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