As ferramentas de produtividade pessoal que usamos

Foto de cima de uma mesa, com mãos mexendo em um computador e segurando uma xícara de café. Nas laterais, um celular e alguns livros.

Depois do último programa do Guia Prático (ouça-o no player abaixo), quando Ghedin e Jacqueline elencaram uma série de ferramentas de produtividade, resolvemos trazer todas as indicações (e algumas informações a mais) para você, leitor(a) do Manual do Usuário. Abaixo, você confere a versão bate papo dessa indicação dos dois âncoras do Guia Prático, cada qual destacando os apps que utiliza no seu dia a dia para se manter organizado.

Jacqueline

Como jornalista de tecnologia, me acostumei a circular pelo maior número de ferramentas possível até encontrar uma de que goste mais. Com o tempo, descobri que cada tipo de ferramenta funciona melhor em um determinado contexto pra mim, e hoje confesso que cada pedacinho da minha vida profissional e pessoal está espalhada em várias delas, conforme a utilidade e praticidade. Dá para perceber que em alguns casos há uma forte necessidade de consolidação (tipo no quesito nuvem), mas estou chegando lá.

Em geral, tento usar as diretrizes que combino de diversas leituras e formas de organização que vou conhecendo (o método Vida Organizada, Kanban, entre outros) e estou chegando no que eu chamaria de modelo Jac de organização. É perfeito? Nem um pouco. Mas está me ajudando até agora.

Agenda

Boa parte da minha organização se deve ao fato de que as agendas de hoje em dia apitam. Sim, isso mesmo: se eu dependesse de uma agenda de papel, talvez não estivesse com a organização tão boa. Gosto de usar sistemas de recorrência, lembretes, separar um bloco de tempo para que ninguém possa colocar nada na minha agenda, e assim vou me organizando. Tenho mais de 10 agendas diferentes dentro da minha agenda principal, que consolida todas elas.

No celular, uso um app chamado TinyCalendar (Android, iOS), que comprei só para fazer a gestão do meu dia de uma forma que me fosse agradável visualmente. Todas as minhas agendas de todos os meus emails principais estão consolidadas ali, de forma que consigo ter uma visão clara da minha semana e dos próximos quatro dias de modo muito fácil. Recomendo super a compra, vale o investimento.

No computador, uso o app nativo de calendário do macOS que me supre muito bem.

Para automatizar agendamentos, gosto muito do Calendly, uma ferramenta que se conecta à sua agenda e ajuda a fornecer blocos de tempo que podem ser rapidamente reservados pelos seus convidados. É uma ferramenta super mão na hora para agendar entrevistas ou conversas — tanto é que está na área de contato do meu site, Lafloufa.com.

E-mail

Não faço tanta questão de contornar o império do Google, e parte da minha vida pertence ao Gmail. Para acessar os meus muitos emails do Gmail e G Suite, adquirir um app chamado Mailplane (macOS), que me ajuda a ter todos eles abertos sempre à mão, sem ocupar tanta memória ao deixar a aba aberta no navegador. É um luxinho, não é necessário, mas eu odeio a interface do Mail.app, e o Mailplane me deixa ter acesso ao Gmail com a interface web, com direito a todas as atualizações que o Gmail colocar.

Listas de tarefas

Minhas tarefas estão por todos os lados, em diversas frentes, a depender de com quem estou dividindo um determinado projeto. Eu explico.

No Todoist, por exemplo, concentro todas as listas de compras de mercado e de presentes de Natal, que compartilho com o meu marido. Assim, quem passar no mercado primeiro pode trazer os itens que estiverem faltando, e quando chega a Black Friday, a gente liquida a lista de presentes pra família inteira. Super fácil e é uma ferramenta que ele usa.

Prints do Todoist em um celular e no navegador; ao fundo, arte abstrata como se fosse desenhada com lápis de cor.
Imagem: Todoist/Reprodução.

Já o Notion hoje concentra o meu planejador semanal. Uso um dos modelos padrões e toda semana abro uma nova página para a semana correspondente do ano, espalhando a listinha com as atividades que preciso cumprir em cada dia. Substituiu bem a versão de papel que eu tinha na minha mesa de trabalho. Confesso que não uso muito outros tipos de modelos do Notion. Já gastei horas enfeitando listas por lá ao invés de simplesmente colocar as informações de forma prática, mas talvez eu precise rever isso, agora que vou começar um mestrado.

No Trello, costumo organizar listas de tarefas compartilhadas com alguns clientes, bem como os controles financeiros sobre valores a receber. Como freelancer, é preciso estar sempre acompanhando quais projetos foram pagos e quais estão por vir, e o sistema de data de entrega e etiquetas do Trello me ajuda muito nesse sentido.

Também faço uso do ClickUp como um gerenciador de projetos totais da “empresa Jacqueline Conteúdo e Comunicação LTDA”. É no ClickUp que eu organizo todas as entregas que tenho a fazer na minha vida profissional e acadêmica, contabilizo o tempo investido em cada projeto e deixo anotações para mim mesma sobre o estágio de produção de cada material. Uso o sistema pago mais simples, por conta das personalizações que me interessam, mas também funciona super bem na versão gratuita. Também já usei o ClickUp para gerenciar projetos com parceiros, e o sistema de chat que existe lá foi super útil.

Por último, mas não menos importante, também estou no Basecamp, que é a ferramenta que usamos para coordenar as atividades e os roteiros de cada episódio do podcast Guia Prático aqui no Manual do Usuário (vide abaixo).

Anotações

Para anotações sincronizadas, eu faço uso de duas ferramentas em especial. A primeira é o Simplenote, um app simples que consigo acessar tanto no computador quanto no celular para fazer anotações que não precisam de nenhuma edição. Vale para o texto que vai para o Instagram ou a mensagem mais longa de WhatsApp que quero editar antes de enviar.

Dois prints, lado a lado, do Simplenote em um celular com o modo escuro ativado, e em um computador.
Imagem: Simplenote/Reprodução.

Também sou uma das últimas moicanas a gostar muito do Evernote, que permite organizar as minhas anotações em cadernos diferentes. É muito útil para as anotações das disciplinas que cursei (e ainda vou cursar) na pós-graduação, bem como fazer rascunhos mais estruturados. Este texto, por exemplo, surgiu primeiro no Evernote.

Nuvem

Em nuvem, confesso que ainda estou em um movimento esquisito de dispersão, e em algum momento vou precisar fazer um esforço real para consolidar.

Uso muito o Google Drive como uma ferramenta de edição de textos compartilhados. Salvo algumas poucas exceções, com o Google Drive e o Google Docs eu jamais precisaria do Word novamente. (Mentira, sempre precisamos dele quando vamos fazer algum projeto mais complexo; sei disso porque o projeto de mestrado passou SIM pelo Word.)

O Dropbox é minha ferramenta de nuvem favorita. Funciona bem em tudo quanto é plataforma, nunca deu problemas comigo, e ainda me permite fazer links de transferência do tipo WeTransfer sempre que preciso. Como meu espaço de armazenamento no computador é limitado, o Dropbox é meu HD na nuvem. Recomendo sem sombra de dúvidas.

Por último, recentemente eu me senti obrigada a adquirir o iCloud, simplesmente porque o WhatsApp se tornou uma ferramenta de trabalho muito importante para arriscar não fazer backup. E, como usamos o WhatsApp para tudo hoje em dia, com diversos arquivos multimídia, o backup infelizmente começou a frequentemente ultrapassar os 5 GB grátis do iCloud. Considero um luxo, mas que me libera a consciência pra pensar em coisas mais relevantes.


Ghedin

Minha abordagem com ferramentas de produtividade pessoal é a mais simples possível. Isso me ajuda a não ficar preso em uma solução ou metodologia e costuma ser mais barato e estável — como se percebe pelos itens abaixo, uso bastante coisa que já vem pré-instalada e que não costuma passar por mudanças drásticas a cada nova versão lançada.

O “cérebro” do meu sistema é o Fastmail. Considere-o um Gmail pago e de uma empresa que não é o Google e não tem investimento de risco. Nele concentro meu e-mail pessoal, agenda de contatos e calendário, e ainda hospedo meu site pessoal, tudo isso com um domínio próprio. Acabo usando esses recursos nas demandas do Manual do Usuário também — com exceção do e-mail, que no site é gerenciado pelo Zoho. O Fastmail custa US$ 5 por mês; nos últimos meses, com o dólar maluco e um descontinho por indicação, tem me custado em média ~R$ 27 por mês.

App de e-mail

Uso o Mail.app, o padrão da Apple. É um aplicativo bem tradicional, sem recursos avançados, e que aguenta a carga das minhas duas caixas de entrada com suas milhares de mensagens. A busca funciona e ele é confiável. Infelizmente, só tem para macOS. Se usasse Linux ou Windows, iria de Thunderbird — aparentemente, é o app multiplataforma mais próximo do Mail.app.

Listas de tarefas

App Lembretes aberto em um iPad e em um iPhone.
Imagem: Apple/Reprodução.

Uso o Lembretes, outro padrão da Apple. Este não sincroniza com o Fastmail; em vez disso, uso o iCloud, pois assim ele ganha alguns recursos extras como subtarefas e notificações por contexto. A atualização de 2019 (iOS 13, macOS Catalina) trouxe novos recursos avançados. Em geral, não uso a maioria deles, mas é bom tê-los quando preciso. Meu uso é simples — registro, literalmente, coisas que preciso fazer — e poderia ser replicado em qualquer outro app de tarefas, como o Todoist ou TickTick.

Anotações

É… bem, o Notas da Apple. Há alguns anos, o app foi reformulado e ficou muito bom, digno de competir com os Evernote e OneNote da vida, porém com uma estrutura mais simples de entender. Tenho pastas para algumas áreas da vida (site, citações, rascunhos) e uso a pasta padrão como uma caixa de entrada: nela salvo novas notas e depois, com calma, as processo, arquivando em uma pasta específica ou excluindo-as. Raramente uso recursos multimídia, de modo que o Simplenote ou o Standard Notes seriam bons substitutos.

No dia a dia, uso muito também o TextEdit (o Bloco de notas do macOS). Coisas como perguntas e anotações de entrevistas, rascunhos de posts mais simples e coisas assim, “perecíveis”. E para lembretes curtinhos e ainda mais descartáveis, recorro a um app na menubar, o Tyke, que é uma espécie de folhinha de anotação válida durante a sessão — quando o sistema é reiniciado ou desligado, as anotações somem.

Bloquinho de anotação do Tyke, na menubar do macOS, com a mensagem: "Oi, este é o Tyke. O ícone se parece com o logo do Manual do Usuário :)".

Nuvem

Não poderia ser outro que não o iCloud. Ele sincroniza arquivos, fotos, boa parte das coisas aí de cima, e funciona bem, sem engasgos. No macOS Catalina, o iCloud ganhou a função de compartilhar arquivos com pessoas que não têm iCloud/deslogadas, via link, um recurso básico e que me livrou de ter que recorrer ao WeTransfer ou um Dropbox da vida quando preciso trabalhar com outras pessoas. Pago o plano mais barato (200 GB por R$ 10,90/mês) e ainda não cheguei na metade do espaço disponível.

No Manual do Usuário

Print do Basecamp do Manual do Usuário, mostrando as várias áreas do projeto e com uma notificação de duas mensagens não lidas no topo.
Imagem: Manual do Usuário.

O fluxo de trabalho do site é simples de tudo, tanto que até outubro eu me virava com as ferramentas descritas acima e, para coordenar as coisas com o Guilherme e a Gislaine, recorríamos ao Telegram/WhatsApp. Com a chegada da Jacque, resolvemos organizar melhor isso e migramos toda a operação para uma conta gratuita do Basecamp.

Até agora, tem funcionado bem: organizamos a pauta e os leads comerciais em listas, usamos muito o bate-papo (Ping) e discussões mais importantes são organizadas no fórum. Ainda é um exagero em relação à nossa necessidade, mas serve bem e ajuda a compartimentar o Manual em nossas vidas (e nas telas do celular e do computador).

Foto do topo: Ake/rawpixel.com.

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18 comentários

  1. Um app de produtividade que eu adoro e não foi citado é o Loop (https://loophabits.org/). No início de um hábito tem aquele gás da empolgação e eu vou registrando nele, assim que passa essa emoção inicial aí entra a contagem de dias (ou semanas) que eu estou praticando aquele hábito o que me faz continuar pois quero ir cada vez mais longe. Não sei se é pra todo mundo pois apps de produtividade podem geram ansiedade (pelo menos alguns causam em mim) mas o Loop é bem simples, é só apertar um botão por hábito. E o melhor, o aplicativo respeita totalmente sua privacidade!

    ps: eu recomendo a versão da f-droid pois vem tudo liberado!

  2. Deixando minha contribuição:

    Infelizmente, sou “refém” dos serviços da Google. Já me perguntei se um dia a empresa resolve encerrar minha conta, ferrou!! Emails, agenda, serviços de nuvem (GDrive, GPhotos…) são os que mais uso da empresa.

    Resumindo:

    Email: Gmail
    Agenda: Calendário nativo da Apple (macos e ios) e GCalendar no browser
    Anotações: Bear, Apple Notes e Notion (uso como um deli.cio.us)
    Lista de tarefas: Todoist (diaramente) e Trello (anualmente. ex.: livros que estou lendo)
    Nuvem: GDrive, iCloud (o free, pq ñ faço bkp do Whatsapp – ñ tenho nada importante).

  3. Trabalho como professor em uma prefeitura que usa os serviços da Google e faço pós em uma instituição que usa os serviços da Microsoft. Para uso pessoal, eu trabalho com um conjunto de softwares livres, tanto localmente quanto em nuvem (que rodam em uma VPS). Ou seja, uma encrenca só.

    Na VPS eu tenho o NextCloud, que comecei usando como um sincronizador de arquivos e que agora agregou uma série de funções bacanas. É praticamente um Google Workspace livre. Nele eu tenho, atualmente:

    – Sincronização/armazenamento de arquivos (ao estilo DropBox)
    – Contatos
    – Agenda
    – Lista de tarefas tradicional
    – Deck – organizador de tarefas estilo Kanban
    – Editor de mapas mentais
    – Webmail (apesar de usar mais o RoundCube que também está instalado na VPS)
    – Anotações rápidas
    – Carnet – anotações em “blocos” (ao estilo do Google Keep)
    – Collabora – uma versão do LibreOffice colaborativa e online

    Sincronizo as agendas e os contatos no celular com o DAVx5 (que faz a ponte com as aplicações nativas) e, no desktop, (Debian GNU/Linux) com o Kontact (um PIM desenvolvido pela KDE e que agrega e-mail, agenda, contatos e tarefas). E praticamente todas as outras aplicações do NextCloud possuem clientes próprios para mobile.

    Estou começando a testar agora o Trilium Notes como ferramenta de organização de ideias e projetos e tenho gostado bem.

    Para conversas eu uso:

    – WhatsApp (sob protesto)
    – Telegram
    – Element (cliente para a rede Matrix)
    – Conversations, no celular, e Gajim, no desktop (clientes para a rede XMPP)

    E vira e mexe eu experimento algum software livre novo. :-)

    1. Não sabia que o NextCloud oferecia tudo isso…

      Vou ver como posso migrar minhas coisas pessoais pra ele. Além de gostar de ter o máximo controle sobre meus dados e arquivos, fiquei um tanto paranóico com a possibilidade de perdê-los um dia, como mostrado em “What it’s like to get locked out of Google indefinitely” (Business Insider) – artigo apresentado na newsletter 20#41 do Manual do Usuário.

      1. O NextCloud possui um “núcleo” e permite agregar vários “módulos”, que são facilmente ativados e desativados. Até livro de receitas tem lá. :-)

        1. Show!

          Além do meu receio já citado, também não confio mais na Google por ela ter a mania de descontinuar serviços menores, como fez com o Google Reader e o Google Notebook – tenho sempre a impressão de que o Keep e o Tasks não durarão muito.

          Desde quando vi o artigo da Business Insider, venho mudando algumas coisas como, por exemplo: estou migrando meus documentos do Google Docs pra arquivos em formados do Microsoft Office, que podem ser editados também pela suite da Google e ainda poderão ser usados mesmo que eu perca o acesso a ela e à sua nuvem.

          O problema é que, dessa forma, aquele paraíso da “experiência unificada, acessível a todo momento, em todo lugar e dispositivo” se perde bastante…

  4. Ferramentas que uso para gerenciamento de:

    Mensagens
    – Gmail (conversas assíncronas, pessoais e profissionais)
    – WhatsApp (conversas síncronas, pessoais)
    – WhatsApp Business (conversas síncronas, profissionais)

    Atividades* e datas especiais
    – Google Tasks (tarefas não agendadas)
    – Google Keep** (tarefas agendadas)
    – Google Calendar (eventos e datas especiais)

    Projetos
    – Trello (atividades e conversas assíncronas)
    – Google Drive (arquivos não criptografados)
    – MEGA (arquivos criptografados)

    Conteúdo
    – Gmail (newsletters)
    – Feedly (artigos recentes)
    – Pocket (artigos antigos, salvos ou arquivados pra futura leitura ou consulta)
    – Castbox (podcasts recentes e antigos, salvos ou arquivados pra futura audição ou consulta)
    – YouTube (vídeos recentes e antigos, salvos ou arquivados pra futura visualização ou consulta)
    – Trakt (filmes e episódios de séries ou programas de TV, salvos pra futura visualização)
    – Goodreads (livros, salvos pra futura compra e leitura)

    Anotações
    – Google Keep (notas temporárias, de estrutura simples, não protegidas por senha)
    – OneNote (notas permanentes, de estrutura simples ou não, protegidas por senha ou não)

    Arquivos
    – Google Drive (pessoais, não criptografados)
    – MEGA (profissionais, criptografados)

    ______________________________
    * atividades são:
    – tarefas (ações isoladas, recorrentes ou não, agendadas ou não – ex.: baixar CD Future Nostalgia, da Dua Lipa)
    – rotinas (ações conjuntas, recorrentes, agendadas – ex.: fazer manutenção do notebook: (a) atualizar Windows; (b) atualizar programas; (c) executar Limpeza de Disco em Unidade C: etc)
    – eventos (reuniões, palestras, festas, shows etc)

    ** tem o recurso Lembretes melhor do que o do Google Calendar, e com integração a este

      1. Também meti “Windows” e “Limpeza de Disco”. Prefiro usar exemplos reais do que “lorem ipsum”. E, se não fosse a Dua Lipa, seria a Lee Suhyun; mas como eu tô mais viciado em Hallucinate do que em Alien… :)

  5. Produtividade: gmail e google calendar (para tarefas e compromissos).

    Organização de projetos: Clickup, ele ofere tudo que o trello, asana, basecamp fazem tem uma interface bem polida e gostei bastante dele.

    Dai uso desktop uso o Evolution(cliente de email, agenda, tarefas) nativo do ambiente Gnome.

    Tenho um workflow bem simples, procuro fechar o dia sempre com o inbox zerado, quando preciso cobrar uma resposta em uma data especifica crio um task com a data pra fazer a cobrança.

    Costumo deixar tudo registrado na agenda, inclusive compromissos passados que não criei antes, gosto de voltar na agenda e o que estava fazendo.

    Para anotações gerais vem usando o Joplin, migrei do evernote para ele a uns 6 meses (principal motivo foi a falta de uma versão pra Linux). Minha experiencia com o Joplin vem sendo muito boa, ele usa markdown para escrita, tem plugin para o navegador, salvo em nuvem minhas notas, tem App para android.

  6. eu não uso absolutamente nada para “produtividade pessoal”, seja lá isso o que for

    a empresa em que trabalho usa GSuite, então no computador da empresa é isso: gmail, drive, docs, agenda (e a parte de agenda acaba aparecendo no celular)

    no meu computador pessoal acho que a única “ferramenta de produtividade” que uso é o Thunderbird para email, e uso o Google Drive, de maneira não sistemática, como armazenamento na nuvem

    and that’s it

  7. Assino o podcast pelo Pocket Casts e até o momento o episódio do Guia Prático não apareceu por lá.

    Alguém mais enfrentando o mesmo problema?

    1. Hmmm, que estranho. Esse episódio a que nos referimos no post é o da última sexta-feira (27), intitulado “Tecnologias que marcaram 2020 / Dilemas de produtividade pessoal”. Esse não aparece mesmo?

      1. Tá tudo certo! Ao ver o player de áudio tentei achar o eposódio no pocket casts. Mas depois que fui ler que você estava comentando um episódio passado.

  8. Inspirado no Capitão Caverna resolvi compartilhar a minha lista aqui também:

    Email e calendário – Spark
    Anotações – Keep (Google) e Notes (Apple)
    Lista de tarefas – TickTick
    Nuvem – iCloud, Google Drive

    Talvez isso possa virar uma versão “digital” do Escritório em Casa, com os leitores explicando um pouco da motivação atrás de usar cada ferramenta, como o Ghedin e a Jacqueline fizeram aqui.

    1. Eu tento seguir alguns métodos de organização e produtividade, mas nunca consigo manter uma consistência. Já tentei o GTD, The Para Method do Tiago Forte …

      Hoje em dia aproveito alguns conceitos desses métodos e adapto de uma forma que funciona pra mim.

      As ferramentas que uso com mais regularidade são:

      Google Keep
      Google Tarefas
      Google Calendário
      Gmail
      Google Docs

    2. Eu ia sugerir o mesmo. Mais uma sesção aqui no MU.

      Pra quem curte esse tipo de conteudo, vale olhar o site usesthis.com

  9. Por aqui uso:
    Onenote.
    Onedrive.
    To-do.
    Outlook.

    Ferramentas presentes em iOS/Android, Windows/MacOS.

O site recebe uma comissão quando você clica nos links abaixo antes de fazer suas compras. Você não paga nada a mais por isso.

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