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O app faz-tudo que conquistou os aficionados por produtividade na pandemia

Ilustração de três pessoas com quadros nas mãos, representando tipos de conteúdo, colocando-os em uma parede.

Não faltam aplicativos de produtividade para quem deseja se organizar melhor. E parece que a toda hora surge um novo, às vezes com promessas hiperbólicas, do tipo que muda vidas. O Notion é um desses, literalmente: no YouTube, proliferam vídeos com títulos na linha “como organizo a minha vida com o Notion”. Queridinho de muitos, dos gurus da produtividade a gente que só quer cumprir suas tarefas sem enlouquecer, neste ano de pandemia e muito home office o interesse pelo Notion, uma espécie de faz-tudo com apps em praticamente todas as plataformas, explodiu.

É difícil definir o Notion, mas é fácil perceber que se trata de um app bastante flexível. Uma definição curiosa que li por aí do Notion é de que ele é um uma mistura de app de anotações com banco de dados, quase o filho de uma relação entre Excel e Evernote. Mas ele também pode ser só uma coisa ou só a outra. E pode ser coisas completamente diferentes. Essa amplitude nos devolve à questão primordial: o que é o Notion?

GIF animado mostrando um CRM leve e completo feito no Notion.
Sim, dá para fazer um CRM completo dentro do Notion. GIF animado: Notion/Divulgação.

Perguntei ao próprio Notion, ou a Camille Ricketts, head de marketing do Notion. Por e-mail, ela explicou que o app é um “espaço de trabalho tudo-em-um para anotações, documentos, wikis e gerenciamento de projetos, criado para indivíduos, equipes e todas as empresas fazerem mais.” Alguém pode criar uma página simples de texto, como se fosse um Bloco de notas; outra pessoa pode criar verdadeiros bancos de dados e gerenciar projetos em equipes enormes, com permissões e atribuições detalhadas. O mesmo app, para fins e em escalas dos mais variados.

No site do Notion, são apresentadas algumas funcionalidades mais comuns. Ele promete ser, ao mesmo tempo, wikis para equipes (substituindo Confluence ou GitHub Wiki), gerenciadores de projetos e listas de tarefas (Trello, Asana, Jira), apps de anotações e edição de documentos (Google Docs, Evernote) e o que mais a imaginação permitir.

É nesse espaço, o dos usos originais do Notion, que entra a comunidade e os canais de YouTube. Camille conta que a startup foca em fazer do produto uma ferramenta de ponta para apenas alguns públicos — designers, engenheiros e líderes de produtos — e para uns poucos casos de uso — wikis, documentos e gerenciamento de projetos. “Para todos os outros usos, adoramos empoderar a nossa comunidade para que nos conte essas histórias e compartilhem para que estão usando o Notion”, explica a executiva.

Ilustração com uma mãozinha depositando uma moeda em uma caixa com o logo do Manual do Usuário em uma das faces, segurada por dois pares de mãos. Ao redor, moedas com um cifrão no meio flutuando. Fundo alaranjado.

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Lançado em 2016, a flexibilidade e o poder aglutinador do Notion fascina as pessoas de cara. A mestranda em Educação e youtuber de produtividade Clara Bousada conheceu o Notion no início do ano, por indicação do seu namorado, e o adotou como peça-chave da sua meta de se organizar de maneira totalmente digital, sem papel, em 2020.

Ela não sabia na ocasião, mas estava antecipando uma das grandes tendências do ano. Quando meio mundo se viu trabalhando remotamente, o interesse por ferramentas digitais de organização e colaboração, incluindo o Notion, ganhou uma nova dimensão.

Animação mostrando listas de tarefas do dia no Notion.
Coisas mundanas, como listas de tarefas e salvar referências, também são possíveis. GIF animado: Notion/Divulgação.

Camille não revela números atualizados do Notion, mas confirma que a startup, sediada em São Francisco, Califórnia, “tem visto recordes diários de cadastros e uso em 2020”. Na última vez em que o Notion divulgou números, em abril deste ano, tinha 4 milhões de usuários e estava avaliado no mercado privado em US$ 2 bilhões.

Não faltam tutoriais em vídeo ensinando a usar o Notion, dos primeiros passos até usos avançados, alguns com a oferta de templates que poupam muito tempo na construção de um sistema de produtividade dentro da ferramenta. Essa flexibilidade é positiva e negativa, explica Clara: “Muita gente se assusta quando vai para ele porque é um aplicativo muito livre, sabe? Você pode construir páginas, escolher como quer visualizar as páginas, onde elas ficam, e geralmente os [outros] aplicativos são um pouco mais direcionados, têm um formato mais fixo.”

A demanda por tutoriais e dicas que facilitem o embarque no Notion aparentemente vem sendo atendida. Não sei se pelo trabalho dos algoritmos de recomendação ou se por um aumento real no volume publicado, tenho notado mais vídeos, matérias e conversas a respeito do Notion — foi essa percepção que me levou a apurar esta história. Clara também tem essa impressão: “Do meio do ano para cá, começou a crescer muito esse tipo de conteúdo [sobre o Notion], e é legal que a gente consegue pegar dicas com outras pessoas”. Só em seu canal, ela já publicou três vídeos do aplicativo, como este abaixo, o mais popular do trio:

Uma estratégia para mergulhar no Notion sem se afogar é começar simples. “No começo eu não me arriscava muito,” relembra a youtuber. “Só fazia o básico, umas listinhas… consegui dividir as áreas da minha vida, toda a parte do mestrado e a do canal no YouTube.” Em paralelo, ela lembra ter assistido a muitos vídeos em inglês, já que na época a oferta de tutoriais em português era menor.

Se hoje essa lacuna foi em parte suprida, o idioma permanece um obstáculo. Toda a interface do Notion é em inglês e o único idioma alternativo disponível é o coreano. Felizmente, Camille confirmou ao Manual do Usuário que a tradução do Notion para o português do Brasil chegará em 2021.

Aos que quiserem explorar o Notion já, em inglês mesmo, um dos maiores riscos de se perder no processo é complicar a organização e acabar transformando-a em um trabalho em si mesmo. “Uma coisa que eu sempre falo para as pessoas é construir um sistema de organização de forma simples e eficaz”, orienta Clara. “Não é para perder tempo se organizando, mas sim gastar 10 minutinhos do seu dia, no máximo. Se você estiver passando três horas do seu dia para isso, tem alguma coisa errada, e aí não faz sentido.” A flexibilidade do Notion pode ser, nesse sentido, uma armadilha, então é preciso ter atenção para que a ferramenta não cause um efeito contrário ao desejado.

Em maio, o plano gratuito do Notion deixou de ter várias limitações. Em meados de novembro, o Notion ganhou uma nova visualização de linha do tempo, recurso muito pedido pelos usuários. A página de novidades do aplicativo (feita no… Notion) é recheada de atualizações. “Estamos comprometidos em melhorar o Notion e acrescentar mais funcionalidades a ele, de modo que cresçamos com os nossos usuários e constantemente respondamos às suas necessidades”, diz Camille.

Ilustração do topo: Notion/Divulgação.

Edição 20#44

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25 comentários

  1. Me parece um Evernote da vida. De qualquer modo, as ferramentas estão aí. Cabe-nos não nos esquecermos o que diz o texto: não se perder no processo e transformar em um trabalho em si mesmo 🥴

  2. Cheguei a testar o Notion, e até passou pela minha cabeça migrar “toda minha vida” pra lá, mas acho que a plataforma peca no quesito segurança… a empresa tem acesso a todas as suas notas e não tem 2FA, a falta do off-line e um bom app mobile pra mim também tornam uma transição completa dos meus dados inviável.
    Atualmente uso o Joplin para notas e o Todoist pra lembretes do dia-a-dia

  3. Estou gostando dele bastante. Posso organizar as coisas da forma tão complexa como eu queira hehe. Pra mim está sendo o bullet jornal digital que não consegui me adaptar no papel.
    Só fico receoso quanto privacidade. Tenho a impressão que os anexos são simplesmente armazenados no AWS (não sei se tem alguma verificação por IP, mas consigo abrir os anexos pelos links mesmo na janela anônima de outro navegador). Não funciona offline e os aplicativos basicamente só renderizam um navegador.
    Pretendo testar alternativas livres e self-hosteds em breve.
    Estou vendo bastante gente usando os notebooks do Jupyter também.

  4. Um app como qual tenho brincado ultimamente é o Obsidian.

    Não consigo me imaginar usando aquilo diariamente, mas usei em um projeto específico e foi muito bom.

  5. Eu tentei usar o notion na pandemia, uma ferramenta fantastica com tudo que alguém pode pensar que precisa, mas organizar minhas coisas neles acabou tomando mais tempo do que deveria. Ai acabei desistindo e ficando no simplenote e lembretes da apple mesmo.

  6. Existem muitas boas opções, cada um tem seu critério de escolha. Pra mim é indispensável open source e promessa de privacidade e cuidados com nossos dados. Esses todos aí citados vivem dos nossos dados, isso não dá mais, essa lógica deu errado. Prefiro pagar pelos serviços do que continuar nessa luta maluca pra proteger meus dados.

  7. Eu já tentei usar wunderlist, trello, google tarefas, evernote, onenote, mas acaba sendo mais trabalhoso. Com meu trabalho realmente consigo me organizar apenas com o e-mail, que por acaso é o do google (institucional). A maioria das demandas chega pelo e-mail e sigo controlando por ali, seja com etiquetas ou estrelas específicas. Ainda possuímos ferramentas específicas para controle de processos administrativos eletrônicos, e o google drive/docs para alguns checklists ou andamento de tarefas.

  8. Eu costumo usar o Evernote + Google Drive para arquivos e tentei migrar do Evernote para o Notion, mas tem tanta coisa que eu fico perdido e deixei quieto.

    Eu copiei um template de Organização semanal e nele eu consigo me virar, mas não achei tão bom para notas quanto o Evernote e acho a parte de encaminhar links muito ruim comparando com o outro.

    Apesar disso tudo sou muito simpático a ele e queria conseguir achar uma maneira de retirar o Evernote do cotidiano

  9. Durante muito tempo fui usuário do Evernote. Sempre me incomodava o fato deles não dedicarem uma versão para distribuições Linux. Durante um tempo me aventurei no Notion, porém, eu já tinha uma mecânica de organização focado em poucos cadernos e abusando de padrões nos títulos e tags, então o Notion não foi pra mim.

    Foi ai que conheci um aplicativo chamado Joplin. Ele é de código aberto, semelhante ao EN e com algumas características do Notion, como notas em Markdown, por exemplo. O que me encantou nele, é que o controle dos dados é totalmente pertencente ao usuário. Sem falar que ele possui encriptação de ponta a ponta. =)

    1. Tbm estou passando a usar o Joplin.
      Ao sei exatamente como o Notion guarda meus dados e a sincronização não é boa, fora que não funciona off-line.
      Estou gostando muito do Joplin

  10. Mudei toda minha plataforma de trabalho, estudo e escrita, para o Notion no início do ano. Hoje só divido um pouco com o Evernote alguns recursos que gosto de ter offline também, já que o Notion ainda não tem essa possibilidade.

    Positivo:
    – Depois que pega a manhã, você pode fazer absolutamente tudo com o Notion. Elimina todoist, Airtable, Trello…
    – Tudo em um lugar só, com workspaces separadas, etc. E se tu for prático, tu consegue manter super simples.

    Porém:
    – O Notion tem acesso à tudo que a gente coloca ali, não? Fico me perguntando isso… Porque tem muita gente que usa para controle financeiro, dados da empresa, etc… e tipo, isso é dados que a equipe do Notion visualiza e possui?
    – O lucro deles vem somente das assinaturas?
    – Hoje os planos mais baixos só tem opção de backup em HTML. E se um dia o Notion dá um pau gigante, qual o risco disso..?

  11. Olha, acho bonito como fazem esses apps e talz, mas gosto da filosofia KISS (Keep It Simple Stupid). Ela “tira” a inovação que um produto pode trazer, mas torna sua ferramenta especialista. Ou seja, além de ele fazer aquilo que anuncia, o faz muito bem.

    O que vai salvar a vida de milhões de amantes do Notion, é uso de templates, e isso sim é uma funcionalidade que merece mais atenção, pois com tantas possibilidades, ou o usuário é especialista em CRM (e troca o Zoho CRM pelo Notion, por exemplo) e constrói seu próprio ambiente ou ele vai copiar do ~youtuber de produtividade~.

    Ah, e como já mencionaram, aplicativo de produtividade que não tem modo offline pra mim é roubada. Cadê o controle do conteúdo que você produziu ? Represado na nuvem ? Não faz sentido…

  12. Uso o serviço a bastante tempo, deve ser mais de um ano. Ele melhorou muito depois da atualização de Maio. Adoro que tem a extensão para salvar o texto de uma página pra alguma lista interna, uso bastante pra ler conteúdo do Quartz que está atrás de paywall.

    Minha dica pra quem quer começar é: não se preocupe em se perder. Faça do seu jeito e vá aprendendo as manhas. Depois refaça e migre as informações pro novo workspace. Eu já refiz meu workspace umas 4 vezes por acabar me perdendo ou encontrando novas maneiras de otimizar uma tarefa. Isso pois você pode chegar num ponto onde passa mais tempo se organizando do que produzindo.

    Tentei migrar toda minha vida pro serviço, mas há algo na estética que me impediu. Hoje uso ele pra organizações simples junto com o Drive: documentos e roteiros ficam no Google enquanto a organização, fichamentos e artigos ficam no Notion.

    Tentei substituir o Medium pelo Notion mas perder todas as estatísticas tornou inviável.

    Faltou a analogia que muitos usam: ele é o sistema operacional da sua vida hahaha

    1. Esse esquema de Google Docs + Notion também foi o que adotei. Achei mais seguro em questão de armazenar os arquivos, além de ser mais confortável para leitura e fácil de exportar em PDF, ler em outros dispositivos, etc.

      O Notion é muito bom como um “organizador”. Em algumas coisas que eu estudo, por exemplo, faço uma pasta “mãe” lá sobre o conteúdo e vou armazenando tudo sobre: links de cursos, leituras, etc – enquanto deixo um Doc no GDrive com o estudo mesmo, que tem mais corpo.

      1. Fora que ele tem tabela mas como planilha e banco de dados ainda é muito limitado.

  13. O Notion me lembra muito um app que usei por uns anos e adorava: o Quip.

    Mas acabei abandonando o Quip (e ferramentas do tipo). Hoje o meu hub é o Simplenote. As coisas que não consigo colocar lá (imagens, planilhas), distribuo em outros apps. Mas tento deixar a minha vida o mais txtcêntrica possível.

  14. O notion em si carece de um bom app mobile.

    Quanto aos aficcionados por organização que vejo no youtube, tenho a impressão de que eles passam mais tempo organizando o que tem que fazer do que propriamente fazendo.

    1. O app mobile e o desktop são muito lentos, infelizmente. No desktop eu só acesso pelo navegador e no mobile eu nem abro.

  15. O Notion é fantástico! Com o período remoto da faculdade, passei a organizar todas as minhas anotações nele. No meu caso, cada disciplina tem uma tabela/cronograma em que eu consigo usar tags pra visualizar com facilidade o que já foi concluído, o que está em andamento e o que segue pendente. Dentro de cada tarefa, incorporo páginas internas com complementação de leituras teóricas/adicionais e assim vai, tudo com muita integração e praticidade. Até anotações antigas eu estou migrando para lá. Além disso, também organizo as leituras pessoais nele, mantendo um histórico com vários dados de cada livro – e cada entrada na tabela pode levar a uma página interna com anotações daquela leitura específica. E uma dica: quem tem e-mail vinculado a uma instituição de ensino tem direito à conta Personal Pro de graça. Vale a pena!

    1. Essa parte de tabelas dele é muito boa, né? Esse esquema de filtro e link de database ajuda muito a achar as coisas durante uma pesquisa. Eu tenho feito tipo uma biblioteca de conteúdos, e depois dá para linkar em várias pastas, escolhendo apenas o tipo de conteúdo que quer por tag ou algo assim.

      Na hora de escrever algo tu não precisa ficar pesquisando em PDFs infinitos, é muito bacana.

  16. Já considerei migrar para o Notion, mas sinto falta do uso offline. Quando for implementado, com certeza usarei.

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