Fundo azul, com uma chamada para um PlayStation 5 no centro. À esquerda, a frase “Ofertas de verdade, lojas seguras e os melhores preços da internet.” À direita, “Baixe o app do Promobit”.

A boa e velha planilha eletrônica para o controle de gastos

O aplicativo obscuro e esquisito que eu usava há cinco anos para registrar meus gastos falhou na hora de importar os dados do celular antigo para o novo. Entendi aquilo como um sinal: era chegada a hora de migrar para outra solução.

Controle financeiro não precisa ser algo complexo, ainda que ele só se justifique com uma pitada de cálculos automatizados, consolidações e gráficos. Fui à caça de um aplicativo novo com baixas expectativas: queria algo simples, que permitisse lançar meus gastos e revisá-los ao final de cada mês ou período específico.

Baixei praticamente todos os aplicativos do gênero disponíveis na App Store. Não gostei de nenhum.

Lembrei, então, da boa e velha planilha eletrônica, o software que mantém o mundo corporativo funcionando. “Um Excel” — porque, embora às vezes pareça que não, existem outros aplicativos do gênero além do Excel.

Ora uma vantagem, ora um transtorno, fato é que planilhas são super maleáveis, ao contrário dos aplicativos de controle financeiro. Uma frustração com o meu antigo, por exemplo, era a ausência de um filtro para comparar gastos mensais de apenas uma categoria. Por outro lado, a infinidade de possibilidades pode ser meio paralisante e, para quem não tem tanta intimidade com planilhas, intimidadora.

Um pouco desconfiado, criei uma nova planilha e comecei a lançar os gastos de maio, um a um, linha por linha, em cinco colunas: data, conta (corrente, carteira, cartão de crédito etc.), categoria, recebedor, valor e comentário (opcional).

Feito isso, fui mexer com as tabelas dinâmicas. Em poucos cliques e com algumas consultas à documentação do software e tutoriais no YouTube, tinha à minha frente dados consolidados dos gastos do mês, divididos por categoria, tudo bonitinho, do jeito que eu queria. E tem a função SOMA.SES, que ajuda a fazer filtros permanentes mais específicos.

Os filtros também são bem legais. Quando, inevitavelmente, eu tiver que reclamar de faturas erradas e cobranças indevidas com a operadora de telefonia, por exemplo, basta criar um filtro com o nome dela na coluna recebedor para ver, ali, todo o histórico de pagamentos realizados.

Gráficos? Nada muito difícil. Enfim tenho à minha disposição o da evolução de gastos de uma só categoria, de que sentia falta no aplicativo esquisito que usava antes. O que me permitiu ver o estrago que o volume de idas a restaurantes em fevereiro causou no meu orçamento e que, apesar dos aumentos incessantes dos alimentos no Brasil de 2022, temos conseguido manobrar a lista de compras do mercado e mantido esse orçamento mais ou menos estável.

Gráfico em linhas com gastos de janeiro a maio de 2022 em restaurantes e mercado.
Gráfico: Rodrigo Ghedin/Manual do Usuário.

Já migrei todos os dados deste ano para a planilha e farei o mesmo com os dos anos anteriores pouco a pouco. Poderia tentar uma importação direta? Sim, mas estou aproveitando o trabalho manual para recategorizar os lançamentos.

Os gastos com restaurante, por exemplo, costumava dividir em três categorias: “Comer fora”, “Delivery” e “Cafés”. Agora, consolidei todos em “Restaurantes”. Acho importante ajustar o detalhamento do controle para mantê-lo útil sem deixar o controle sufocante.

Ano passado flertei com a ideia de fazer o controle financeiro nela. Falhei. Desta vez, parece que a coisa vai vingar. Atribuo o sucesso da nova tentativa a este relato da Denisa Blackwood, uma cientista de dados que não é fã de planilhas e que só fez as pazes com ela ao usar o Numbers, o “Excel da Apple”. É mais agradável, mas o Excel serve também — e é provavelmente mais poderoso que o Numbers.

Não foi pelo Numbers, especificamente, mas sim pela abordagem, que ela chama de “minimalista” e eu, de menos controladora, que tive sucesso desta vez. Um grande entrave na anterior foi que eu, mal acostumado com o aplicativo antigo, tentava conciliar na planilha os gastos com o saldo da conta corrente e a fatura do cartão.

Não que seja impossível, mas a conciliação torna o trabalho muito mais difícil e suscetível a erros. Em um dia qualquer, aquela mensalidade em dólar que mudou alguns centavos no fechamento da fatura gera um desalinhamento entre planilha e fatura e… bem, não é difícil perder algumas horas tentando achar o ponto falho, com o risco de não conseguir.

Na nova planilha, com a abordagem da Denisa, faço apenas o controle de gastos. A consolidação deixo de lado, ou talvez faça em outra planilha. São coisas relacionadas, mas não necessariamente indissociáveis — acho.

Como efeito colateral no departamento segurança, pude tirar o controle financeiro do celular e proteger a planilha com uma senha quilométrica. Não faço tantos lançamentos por mês e estou quase todo dia na frente de um computador, então, é viável deixar para fazê-los nesses momentos.

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31 comentários

  1. Alguém pode me mandar (por link, se possível) o modelo dessa planilha, ou de alguma boa planilha pra controle de gastos? Obrigado :)

  2. muito bom, eu já sou o contrario, tenho a planilha funciona e deu preguiça de ir atrás dos apps, rsrsrs. Mas gostei da matéria vinculada/indicada deu umas ideias de melhorias.

  3. Po, que timming! Perguntei algo relacionado no post livre dessa semana.
    Infelizmente, ainda não achei um app decente e que respeite a privacidade do usuário, então estou montando minha própria planilha mesmo.
    Dá mais trabalho, mas depois vai ficar bom.

      1. estou usando a versão premium e o Minhas Finanças nem sempre consegue pegar as notificações no meu Samsung. Já fiz as configurações 2 e 3 que ele pediu, mas a 1, que é sobre Gestor inteligente, não existe no Android 11. Acontece o mesmo contigo?

        E pior: PicPay não cria notificações no sistema, apenas no próprio app…

        1. gestor inteligente? pode falar mais? não lembro disso, rs

          mas eu não tenho problema com notificação, ele puxa todas

          e sobre o PicPay, aí é com o app deles, rs, o minhas finanças só puxa a notificação do sistema, tanto é que eu bloqueei a visualização de sms no sistema, só vejo se abrir o aplicativo, então naturalmente o minhas finanças não consegue puxar, pois ele não consegue ler

          1. É aquela parte de de otimização, mas tem uma opção que o app diz pra habilitar que não se encontra mais lá.

            Eu uso o Mercado Pago como minha carteira principal, e dificilmente pega todas as notificações. No fim das contas, preciso colocar muita coisa na mão, como todas as compras no PicPay. Tenho mais 12 dias para testar, tentar resolver isso e decidir se compro a versão Premium.

  4. Eu estava no mesmo dilema de nunca encontrar um aplicativo que fosse, ao mesmo tempo, poderoso e prático. Dei uma chance desesperançosa à Olivia e, hoje, depois de uns 4-5 meses de uso, gosto bastante.

    Mas uso também uma planilhinha que simula, mês a mês, quanto dinheiro não gasto estará disponível para emergências no futuro.

  5. Uso planilha desde 2018, quando um amigo compartilhou a planilha que ele usava. Além dos gastos mensais, na minha planilha (fiz um reestruturação total na planilha do meu amigo), coloco também quanto enviei para as contas em corretoras, assim consigo ver também o total de investimentos feito no ano.

    Recentemente conheci o Cashboard (se ñ me engano, foi na newsletter do MdU), no mês de maio consegui usar, mas esse mês já esqueci de atualizar pelo o app.

  6. Eu uso um app chamado Gestor de orçamento. Lá coloco os dados um a um nas categorias. É simples, mas atende justamente ao que preciso, saber os gastos e renda.

  7. Aqui eu separo uma grana pra pagar as contas fixas do próximo mês, separo outra parte num fundão de investimento/férias/manutenções e divido o resto em 4 semanas. Aí sei exatamente quanto posso gastar por semana. Se sobrar é mais uma grana que vai pro fundão ou vira alguma coisa útil (esse mês comprei um aspirador de pó).

  8. Soluções que permitem lançamentos automáticos das despesas/receitas sempre estão muito à frente de planilhas e apps que exigem o lançamento manual, pois o tempo e o stress poupado é enorme. O GuiaBolso, nos seus tempos áureos, fazia muito bem essa função, conectava, via API, a diversos bancos e já importava tudo automaticamente, desde o lançamento das contas, até os dos cartões. Pena que atualmente tá só focado em vender serviços financeiros e perdeu conexão com alguns bancos.
    Nessa mesma pegada tem o Olivia, pois além de conectar, tem uma ferramenta de IA que sugere formas de gastar melhor e possui uma comunidade para troca de ideias. Uma pena que não conecta com o meu principal banco atualmente.

    1. Então, eu discordo um pouco desse lado, pois eu acho que o automatismo tira um pouco da nossa conexão com a grana em si. No fim não muda muito entre acompanhar pelo app ou pelo extrato do banco, a diferença é que unifica só. Mas acaba não rolando aquela análise sobre os gastos, etc.

      Além de ficar refém da plataforma em trabalhar com os bancos/cartões que se usa.

      E também falta a flexibilidade.

      Por exemplo, tentei trabalhar com o guiabolso, mas ele só trabalhava com regime de competência no lançamento de despesas de cartão de crédito. Já eu prefiro trabalhar com regime de caixa, ou seja, lançar a despesa quando ocorre o seu efetivo desembolso – ou seja, quando pago a fatura do cartão.

      Fora que, em relação ao guiabolso ainda, minha principal receita se dá no fim do mês, e não dava pra jogar a receita para o mês seguinte, e isso fazia o orçamento ficar zoado.

      Já usei vários softwares, até o finado quicken e ms money. Mas vou voltar pra planilha mesmo.

    2. Assim como o Rodrigo Santiago (e como explico no vídeo), não gosto de lançamentos automatizados porque ao fazê-los manualmente, sinto a “dor do gasto”, ou seja, vejo onde, como e por que estou gastando. Julgo importante esse aspecto psicológico do controle de gastos.

  9. Nada como uma boa planilha. E se for uma planilha no Spreadsheet do Google Drive, melhor ainda. Consegui integrar o extrato do meu cartão de crédito e saldo da minha conta a planilha através do Google Apps Script. Nem preciso mais me preocupar em atualizar a planilha diariamente

  10. Não sei se tenho feito algo errado, mas nunca consegui tirar algo útil de manter um registro de entradas e saídas de dinheiro. Até agora só serviu pra contemplar meu suado dinheirinho indo pra categorias de gastos, todas coloridinhas e com porcentagens e tal…

    1. Acho útil saber quanto está sobrando (ou faltando) no mês e que categorias de gastos tiveram variações muito amplas. Isso ajuda a balizar o orçamento com um risco menor de dar um passo maior que a perna ou, no sentido contrário, segurar os gastos quando não há necessidade.

      Também já me foi útil para recuperar históricos de pagamentos feitos, quanto/quando tive tal gasto e outros detalhes do tipo.

    2. eu quase não olho as categorias, mas acho muito útil saber quanto posso gastar no mês atual e nos seguintes, pq aí controlo mais o cartão de crédito, já que não é uma despesa do dia, e sim futura.

      recentemente comprei a aliança para minha noiva, e só puder saber quanto gastar quando olhei no aplicativo para ver quanto poderia me comprometer por mês sem alterar tanto meus gastos.

  11. eu uso o Minhas Finanças (somente Android) há anos e funciona muito bem, na época cheguei a testar vários aplicativos mas nenhum foi tão bom quanto ele.

    eu chego a categorizar os gastos, mas raramente os vejo, eu foco mais em quanto “sobra” depois de pagar as despesas.

    outra coisa que fiz recentemente foi abrir mão da “carteira”, pois eu sacava um dinheiro e coloca no app quanto tinha na carteira, mas ficar controlando esses gastos pequenos são chatos e não práticos, então quando saco um dinheiro pro dia a dia coloco em “diversos” e é isso, me facilitou muito.

    1. Eu sou usuário do Organizze e pra mim a melhor característica é a importação das notificações ou SMS dos gastos diretamente em lançamentos. Assim que efetuo um gasto, o lançamento já está no App somente aguardando minha confirmação.

      Isso me salvou muito tempo e evitou as temidas reconciliações de lançamentos.

      Usei planilhas por um tempo, mas essa praticidade já me convence a pagar por um serviço de controle financeiro.

      1. o meu também tem isso e é realmente uma mão na roda.

        o que eu disse de conciliar na mão era o dinheiro que sacava e usava no dia a dia, então para pegar uma van que não aceita cartão ou moto táxi é só no dinheiro, fora uma bala ou outra que compro na rua, aí lançar tudo na mão é chato, fora que as vezes esquecia, aí agora quando saco dinheiro só coloco no “diversos” e ta feito, fora que é uma conta a menos pra controlar.

      2. Estou usando o Organizze também (e desde 2017) e… Não volto para planilhas DE JEITO NENHUM!
        Só o fato de poder fazer previsões financeiras a mais longo prazo (tipo… Quando posso comprar um mouse novo? Pode ser esse mês, ou espero até o mês que vem?) já valeriam o investimento nele, além de funcionar independente de plataforma – Browser, iOS ou Android.

    2. Tenho usado o Minhas Finanças há bastante tempo também. Simples, e funciona muito bem.

      Aliás, eu comecei a usar por indicação sua aqui (seu avatar é inconfundível). Obrigado!

  12. Por muitos anos usei uma planilha eletrônica para controle de gastos e projeção financeira. Funcionava… até constituir família. Com a esposa, são mais gastos, de diferentes fontes (dinheiro, cartão, salário, poupança etc.). Nós até tentamos manter o uso da planilha, mas ficou maçante e a planilha virou um monstro; era pelo menos 1 hora semanal para fazer o controle financeiro e a alimentação da planilha. Tempo limitado e outras prioridades nos fizeram abrir mão disso.

    Do começo do ano para cá, passamos a usar o Organizze. Era grátis há uns anos, agora é pago. Mas considero o valor justo. App instalado nos celulares da família, qualquer gasto já vai para lá, sincronia em tempo real entre os múltiplos aparelhos (e via web, também). Não fosse o Organizze eu dificilmente voltaria a fazer controle de gastos.

    E é provavelmente o único software que pago para usar no dia-a-dia. Fica a dica.

    (Organizze, depois dessa propaganda grátis, dê-me uma licença vitalícia! 😁)

    1. Aqui em casa a gente usa o Splid. Cada um tem seu salário e dividimos as despesas da casa de acordo com eles — quem ganha mais, paga uma parcela maior. Aí mantenho o Splid com a namorada e a planilha para meus gastos, o que inclui a minha parte nos gastos conjuntos da casa.

    2. Busquei aqui, criei uma conta e ele é basicamente o mobills quando era bom, o que é excelente, porém software de assinatura não cola para mim. Vou tentar a filosofia do Ghedin e tentar planilha mesmo.

  13. Gosto muito de controle de gastos e uso um app que gosto bastante (Mobills), mas recentemente eles começaram a mandar email de mais fornecendo serviços financeiros e cartão de crédito e fiquei de cara. De fato, eu uso o computador todos os dias e pode ser mais fácil fazer isso — ainda que corra um sério risco de esquecer de incluir algo.

    Mas também queria deixar online e não sei quanto o Google Drive seria muito melhor que esse app me vendendo cartão de crédito. Sei lá.

    1. O Mobills não abriu no meu iPhone 8. Travava na tela inicial (aquela roxa, com o nome do aplicativo) e não saía dali. Sei que é um celular velho, mas… né, imagina o impacto disso em bateria.

      A planilha do Google Drive provavelmente é mais privada que um aplicativo como o Mobills. O Google garante que não usa dados de arquivos armazenados no Drive para segmentar anúncios: “Não usamos informações em apps que armazenam o conteúdo pessoal, como o Drive, para fins publicitários.”

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