Gente, eu NUNCA consegui me adaptar bem a qualquer desses aplicativos de gestão de tarefas e projetos pessoais (do finado Wunderlist ao Trello*). Não que tenha testado muitos, mas em geral eles simplesmente não funcionam pra mim: acabo perdendo tempo organizando as tarefas e projetos neles sem que eles efetivamente me ajudem a dar conta da progressão delas.
Com agenda eu me dou bem, mas com esses outros não.
Como é a experiência de vocês?
Gostaria de algo simples: registrar o projeto e as tarefas associadas e ir tendo uma boa visualização do progresso. Mas algo realmente simples, apenas para olhar uma vez por dia, por exemplo.
*: sim, eu sei, são aplicativos com naturezas e objetivos distintos, mas estou colocando todos no mesmo balaio de gestão de tarefas e projetos.
MLO = MyLife Organized , experimente
Durante muitos anos, trocava de app a cada 3 ou 4 meses, sempre testando a próxima novidade, até que entendi que o app pouco importa. O aplicativo é apenas uma ferramenta. O que faz a diferença é ter um método bem definido.
Para mim, depois de testar vários métodos, o GTD foi o melhor. A beleza do GTD é o quanto ele utiliza os mesmos princípios tanto para algo simples e pequeno, como “lembrar de comprar pilhas”, até projetos grandiosos e de longo prazo, tipo “pousar na lua”.
Dito isso, há 4 anos uso o mesmo app para tudo que não seja compromissos (agenda), o Workflowy. Anotações de aulas, tarefas, checklists, projetos, tudo mesmo.
O Workflowy é gratuito, carrega super rápido, tem uma ferramenta de busca poderosa e uma ótima sincronização entre apps (desktop, web, ios etc). Basicamente, trata-se de um bloco de anotações com tópicos, subtópicos e hashtags em um visual simples e clean.
Apps como o Notion, por exemplo, são fantásticos, mas é fácil você se perder escolhendo capa, ícone, cor de fonte e mais um monte de detalhes e, quando se dá conta, está tudo “lindo”, mas você não fez nada, só planejou. Claro que, se você for extremamente visual, realmente precisa de todas essas “firulas” para se motivar. E é por isso que não existe um app que seja perfeito para todo mundo, porque cada pessoa é diferente.
No meu caso, por exemplo, ter um visual simples no app de notas/tarefas é meio que um descanso pra vista, sabe? Em meio a tantos pop-ups, notificações e coisas “piscando” na tela do notebook e no celular, é quase que um oásis ter esse cantinho com todas as informações que eu preciso, mas de um jeito tranquilo, no meu tempo.
Uma lousa branca, pincéis pilot para lousa e apagador. Pode parecer besteira, mas funciona.
Eu uso o tick tick. Ele é tipo um google agenda tunado.
É muito simples de usar, mas tem muitos recursos interesantes e a versão grátis já dá pra fazer bastante coisa.
Tentei o Tweek, lembretes, e outros apps e esbarrei no costume do uso. Funcionou mesmo com o e-mail.
Programar uns, adiar outros e explorar a infinidade de possibilidades que serviço traz, num só lugar, multiplataforma, grátis, e com o hábito e uso já criado. E no caso de precisar sincronizar com algum outro serviço/app, a chance da compatibilidade é alta.
uma boa ideia mesmo
Felipe, desculpa minha ignorância aqui, mas como você faz com os e-mails pra executar essa gestão de projetos? Programa eles como lembretes?
Edson, eu não tenho exatamente uma gestão de projetos. Minha sugestão do e-mail é porque pra mim funciona como uma gestão geral das coisas.
Tenho demandas no trabalho criadas por mim mesmo, como por exemplo atualizar o “Sobre” da empresa. Escrever de uma só vez toma tempo, então escrevi uma parte, e programei o envio do e-mail pra mim mesmo uns 20 dias pra frente, tempo esse bem aleatório. Quando recebi, encontrei coisas que já não achava relevante, corrigi e joguei pra frente de novo.
Se surge alguma informação antes do recebimento do próximo e-mail, eu faço um print/copio e anexo lá pra receber junto no próximo. Quando receber, trato tudo junto.
As contas chegam e programo todas para o dia 1° do mês seguinte. Após pagas, envio todas pra mim mesmo, com um texto no corpo do e-mail indicando a data do pagamento é por qual conta foi paga, pois caso precise do comprovante já sei em qual conta ir buscar.
Meu provedor de internet local todo ano negocia um bom desconto, mas preciso ligar quando vai fechar mais um ciclo. Programo um e-mail pra 15 dias antes do fim do período, que vai me lembrar de fazer a ligação e evitar a surpresa da nova tarifa.
E por aí vai. A imaginação e necessidade vão criando as ferramentas, sempre que possível no e-mail.
Funciona bem porque se quero compartilhar algo com outra pessoa, basta enviar. Se fosse um serviço/app específico, esse compartilhamento esbarraria na outra pessoa também usar, o que nem sempre ocorre.
Fora o e-mail, uso muito os lembretes ativados por localização do app nativo do iOS.
Acho que uma boa maneira de “pegar o ritmo” é usar por algum tempo aqueles apps de listas de tarefas baseadas em dias da semana, como Teux Deux ou Tweek. É uma visualização muito mais pragmática, baseada em dias/prazos, e que acho mais fácil de implementar em qualquer rotina. Depois de acostumar-se a ela, dá para replicá-la em outros apps com mais recursos. (Eu uso o Lembretes da Apple.)
Dito isso, uso muito listas de tarefas para não esquecer de coisas de que preciso fazer e, tenho certeza, talvez esquecesse se não as anotasse. Algumas regras que me ajudam a ter uma lista útil:
Queria poder justamente usar apps nativos como o Lembretes pra isso, mas me falta a disciplina. Essa coisa de deixar à vista o tempo todo é uma boa ideia.
Uso taskade.com/ para organizar e acompanhar os projetos do trabalho. E opção gratuita está me atendendo muito bem.
Pra tarefas diárias, ou coisas que eu tenho que fazer na semana, eu gosto de usar o método mais simples possível: colocar num papel, ou no máximo em um grupo no WhatsApp comigo mesmo (ou com outra pessoa, caso tenha que compartilhar). Me sentia tão perdido com aplicativos específicos pra tarefas, com tantas opções e campos que parecia que estava usando uma bazuca para matar uma formiga.
Como você está citando que é pra projetos, e quer acompanhar o progresso, eu lembro do Microsoft Project. Você poderia arrumar uma alternativa gratuita (ou até open-source, sugestões?) porém provavelmente cai na categoria “bazuca”.
Uma alternativa mais simples ainda seria fazer o método Kanban (o mesmo dos cards do Trello) só que analógico, usando post-its e um quadro (ou até direto na parede mesmo). Dessa forma, você teria uma visão rápida do que você tem pra fazer, em andamento e concluídos — que seriam as colunas do Trello, mas no quadro.
Uma outra sugestão, como você pediu por métodos para gestão de tarefas, é usar as “metas SMART” dos negócios para definição das suas tarefas. As metas SMART é basicamente um guia para ajudar a descrever o que tem que ser feito de acordo com cada letra da palavra: S de específico, M de mensurável, A de atingível, R de relevante e T de tempo (prazo). Você pode pesquisar por mais detalhes na internet.
No começo de pandemia, eu entrei nessa saga de tentar colocar toda a minha vida em um aplicativo de produtividade. Desde tarefas domésticas até as coisas que tenho que estudar/trabalhar. Fiz quadros super elaborados no Trello, e funcionou por algum tempo. Era muito legal ver as coisas sendo cumpridas e destacadas ali.
Mas aí me apareceu o Notion. Achei fantástico de primeira. E eu devo ter perdido um bom tempo me readaptando para um novo aplicativo de produtividade. Mas com algumas semanas, aquele sentimento de que “isso está me ajudando a ser produtivo” foi perdendo espaço para o sentimento de “olha o tempo que eu passo organizando as coisas que tenho que fazer”.
Passei a anotar em papel apenas o que era muito importante, e fui confiando na minha memória para as demais coisas. Resultado: esquecia de um monte de compromissos. Aí voltava para o loop: procurar um aplicativo de produtividade, procrastinar “me organizando nele”, sair do aplicativo, esquecer tarefas. Bom, percebi que eu sempre voltava para esse tipo de aplicativo quando a minha vida estava meio bagunçada. E quando as coisas estavam mais organizadas, eu meio que ia esquecendo de usá-los.
Foi aí que percebi o mais óbvio: que organizar as coisas é diferente de fazê-las. Minha vida não era tão ocupada para, sei lá, eu ter que usar o Trello para me lembrar de pôr o lixo para fora (sim, cheguei a esse nível). Se algum dia eu voltar a usar o Trello, seria apenas para projetos mais complexos (trabalhos em equipes ou escrever uma monografia, algo assim).
Se você quer algo muito simples, já pensou em usar uma simples planilha (excel)? Ou o bloco de notas (tem um vídeo do Ghedin sobre isso em algum lugar).
Me reconheci no seu comentário. Sempre que aparecia um app novo que prometia mundos e fundos eu tentava usar. Até que cheguei a mesma conclusão que a sua: minha vida não é tão complicada a ponto de precisar de um método/app complexo. Hoje em dia basicamente uso o google keep (poderia ser qualquer aplicativo de notas) para anotações e passei a marcar na agenda compromissos com dia/hora marcados.