Dicas

Despreocupar-se com a produtividade pode torná-lo mais produtivo

Lista de tarefas do Patrick, personagem de Bob Esponja, com apenas 'Nada' listado.

Uma velha piada entre aqueles que lidam com computadores diz que esses surgiram para resolver problemas que não existiam antes. Não é o caso, obviamente, mas às vezes a piada se faz verdadeira. E ela vale não só para bits, mas para a vida também, a feita de átomos. Quando dedicamos mais tempo ao fluxo de trabalho do que ao trabalho em si, testemunhamos a sua manifestação; algo fundamental provavelmente está quebrado. Com a produtividade, essa sensação tem ficado mais intensa.

Compartilhar e incorporar dicas de produtividade, ou lifehacks, não é, em si, problemático. No Manual do Usuário passamos pelo assunto em seções como a das mochilas e matérias com dicas práticas. Como ocorre em quase tudo, é no exagero que está a armadilha.

Tecnologia != produtividade

Algumas publicações dão a entender que se você não está usando o último app de listas de tarefas com inteligência artificial ou se a sua caixa de entrada não conversa automaticamente com a agenda e seu app de notas, você produz como um homem das cavernas, ou seja, pouco e de forma desnecessariamente laboriosa.

Não é bem assim. Tecnologia nem sempre resulta em eficiência. O paradoxo de Solow exemplifica isso. Ele tem esse nome em referência a Robert Solow, economista americano ganhador do prêmio Nobel, que, em 1987, escreveu que “você pode ver a era da computação em todos os lugares, menos nas estatísticas de produtividade”. Com exceção do período entre 1996 e 2004, estudos da época e posteriores corroboraram a declaração ao não encontrarem evidências que permitissem relacionar o advento de novas tecnologias a um aumento da produtividade.

Esses estudos são contestáveis na medida em que “tecnologia”, nesse contexto de produtividade, é algo que demanda tempo e diversos ajustes para funcionar. E, dependendo da área de atuação, o impacto dela é mais significativo ou menos sentido. Mas é interessante pensar que mesmo em ambientes altamente dependentes de tecnologia, ela, para nós, não se converte na mesma medida de produtividade. A tecnologia pode ajudar, mas não é determinante ou garantida.

Se um investimento em tecnologia X, compreendendo aqui dinheiro, tempo e sanidade, traz um acréscimo de 1% em produtividade, terá valido a pena? E os contras dessa implementação, foram considerados? Existiam outras abordagens mais simples, econômicas e menos traumáticas que levariam aquele mesmo ganho de 1%? Agora aplique esses questionamentos ao gerenciamento que você faz das suas demandas.

O mito da super produtividade pessoal

Tirinha do Dilbert sobre produtividade.
“Nessa semana atingi níveis sem precedentes de produtividade não verificável.” Dilbert.

Chama a minha atenção, já faz algum tempo, a mitificação da produtividade pessoal. Tomemos algumas matérias recentes da Wired, por exemplo. Sempre tem coisa do tipo sendo publicada lá. “É 2016”, começa um dos títulos, “por que ninguém consegue fazer um maldito app de tarefas decente?” Em outro, no mesmo site, a promessa é de “transformar o Google no melhor app de tarefas de todos”. Apesar de servir de exemplo, não é algo exclusivo dessa publicação.

O problema não é estarmos passando por uma estiagem de boas ou novas ferramentas. Temos várias; nunca tivemos tantas. Mesmo aquele que não liga para isso já parte com um arsenal competente de apps nativos ao ligar um computador ou smartphone pela primeira vez. As ferramentas estão lá e várias outras podem ser obtidas com alguns toques na tela ou cliques no mouse.

Nessas publicações, invariavelmente o retorno ao papel e à caneta caneta acaba surgindo. O que é uma dica válida — há estudos que dizem que nosso cérebro aprende melhor quando escrevemos a mão –, mas uma que pode ser vista também como a falência dessa busca incessante pela próxima grande ferramenta que sanará todas as nossas deficiências gerenciais e de autocontrole.

A real é que a ferramenta importa menos do que alguém suporia lendo todas essas manchetes de produtividade. O verdadeiro objetivo disso tudo é o ato de anotar as suas tarefas, executá-las (importante!) e riscá-las da lista, esteja onde ela estiver.

Talvez seja o caso, inclusive, de “menos é mais”. Ferramentas altamente complexas, que até se justificam no gerenciamento de grandes fluxos de trabalho, podem virar entraves em situações menos exigentes, como na produtividade pessoal/individual. Aquele app de tarefas com mil botões e funções pormenorizadas pode dar tanto trabalho para ser mantido atualizado que acaba comendo um tempo que poderia ser dedicado à realização das tarefas em si.

Sou só eu ou…?

Por não ter um trabalho que peça esse tipo de controle minucioso, quando penso nesse assunto temo que possa estar fazendo pouco caso da situação ou fechado em minha própria bolha. Mas há uma onda maior de questionamento em voga. Augusto Campos, que escreve o Efetividade e sempre tem boas dicas de como ser (de fato!) produtivo, disse ao Manual do Usuário:

Me frustra ver as pessoas preocupadas com a ferramenta, quando o que importa é o processo e o conteúdo. Quem quer saber qual o botão ou qual o menu que faz a produtividade acontecer está procurando no lugar errado! Produtividade pessoal (individual) exige apenas itens simples (agenda de compromissos, lista de tarefas, um lugar para guardar as informações e referências). A obsessão por automatismos e modelos complicados raramente se justifica. Acaba virando obstáculo ao sucesso na implantação.

Eu me viro com as coisas gratuitas que vêm pré-instaladas no computador e no smartphone, aplicadas a um fluxo de trabalho simples e previsível. Agenda de compromissos, listas de tarefas, app de anotações. Nada mirabolante. Algumas ferramentas talvez até sejam simples demais, mas todas são suficientes para, com interesse e pragmatismo, fazer.

O novo costuma ser atraente e empolgante, mas ser novo é, por definição, um estado temporário. Instalar um novo app de tarefas ou cliente de e-mail que tenha funções automatizadas ou animações bonitas nos motiva a ser “produtivos”. O problema é que esse impulso, com frequência, some rapidamente.

E aí, nesse momento, talvez valha mais a pena confiar nas ferramentas conhecidas e trabalhar em torno delas, não em função delas. Um sistema familiar, com interface, atalhos e funções conhecidos, agiliza o trabalho, mesmo que nos passe a impressão de que não porque, entre outras coisas, são hábitos, ações internalizadas que nos parecem comuns demais para serem consideradas produtivas.

Quando me perco nisso, tento imaginar como as pessoas faziam trabalhos que, hoje, em dois minutos e sem mexer nada além dos meus dedos eu consigo fazer igual. Por exemplo: antigamente, era preciso escrever uma carta de próprio punho, envelopá-la, dirigir-se a uma agência dos Correios, pagar, aguardar o transporte, aguardar a leitura do meu interlocutor e que ele fizesse o mesmo, e a carta todo o trajeto de volta, para eu receber sua resposta. Hoje, aperto uns botões, escrevo um e-mail ou uma mensagem num bate-papo e mando. Dois minutos, sem sair do lugar. (É por isso, aliás, que aquele período de 1996 e 2004 escapa do paradoxo de Solow: foi quando a Internet comercial ganhou o mundo.)

Nós temos o ferramental e, embora sempre haja espaço para melhorias, ele já é bom o bastante, melhor do que qualquer coisa que nossos precursores tiveram. Em vez de esperar a próxima grande coisa que promete aumentar a nossa produtividade a níveis nunca antes vistos, usemos bem, com foco o que já temos à mão. Com essa simples mudança de abordagem, os ganhos em produtividade podem ser (verdadeiramente) surpreendentes.

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18 comentários

  1. Eu nem passo nervoso por ser “improdutivo”.
    Apenas anoto as tarefas e vou fazendo conforme dá vontade. Quando vejo a lista…. já fiz mais tarefas do que muita gente.

  2. Eu testei uma série de apps de listas de tarefas, mas acabei sossegando mesmo é com a simplicidade do Wunderlist.

    Uso o calendário do sistema operacional mobile que estiver usando no momento: já usei o do iCloud, já usei o do Windows, e estou usando o do Google no momento. Todos são igualmente bons para mim, já que não uso nenhum recurso avançado (nada de convites, nada de exibir disponibilidade, de importar eventos do email, nada…), apenas marco meus compromissos com data exata lá.

    Para anotações em geral, uso o Simplenote, porque é bem simples e tem bons apps para todas as principais plataformas (inclusive webapp).

    Já usei Evernote por um tempo, mas achei exagerado para anotações, e para guardar fotos e arquivos em geral eu prefiro o Dropbox, que me mantém o acesso direto ao sistema de arquivos, não me prende a um banco de dados específico do aplicativo…

      1. Eu às vezes uso o recurso de nota do Wunderlist, mas só quando é algo relacionado à própria tarefa selecionada. Tento fazer com que cada tarefa seja pequena e clara o bastante para dispensar uma nota de texto (o título deve se bastar na maioria das vezes).

        1. Não é isso. Eu realmente faço uma Lista para notas pequenas, sendo cada item (tarefa) uma nota. Já o recurso de anotação de cada tarefa geralmente uso para urls importantes para aquela tarefa.

          1. Ah sim, então no caso essas notas devem ser bem pequenas mesmo (tipo 1 linha, ou no máximo algumas poucas), hehe

  3. GTD + Pomodoro. De ferramentas, uso o Wunderlist, Evernote e Google Agenda para o GTD, enquanto uso o Tomighty para o Pomodoro. Tem dado certo, mas tenho ficado um pouco estressado com a organização, então sempre procuro uma forma de melhorar – o que parece algo sem fim, por sinal…

  4. Eu uso:

    Calendário na visualização por semana do W10 Mobile (melhor invenção)
    Outlook app (hotmail pessoal e gmail profissional)
    OneNote
    OneDrive
    Pin Notes (app que cria post-its na tela do cel)

    Com essas ferramentas organizo todas as minhas coisas de forma fácil e prática.

  5. Nunca senti muita necessidade de ferramentas para ser produtivo, apenas durante o mestrado que usei o Pomodoro para manter a consistência do trabalho: precisava fazer 4 por dia, mas não usei cronogramas e lista de tarefas, acho que tenho facilidade em ver a linha do tempo de tarefas para concluir as coisas.

    Já no trabalho, é raro os ambientes que realmente me sinto produtivo, tirando quando trabalho com equipes muito pequenas. Desenvolvimento de software é uma coisa complicadíssima, agora ainda estou trabalhando como cientista de dados, e tem tudo para piorar devido a natureza incerta desse tipo de desenvolvimento.

  6. E a variedade não recai só nas ferramentas, como nas metodologias ou pior: nos estilos de vida. Seja mais produtivo acordando 4 da manhã, praticando yoga e respondendo todos os e-mails até as 9hrs assim como faz Tim Cook!

  7. A melhor ferramenta de produtividade é simplesmente focar no que está produzindo :p (Porém isso não funciona com hiperativos =p )

  8. Quando pensei em fazer o comentário você escreveu a respeito mais abaixo.
    Essas ferramentas todas não resolvem de nada se você não parar o que está fazendo pra atualizar todas elas. O que esse pessoal que reclama muito quer é uma ferramenta que se risca sozinha quando você termina a tal tarefa.
    Precisa ser algo específico e é por isso também o tal do “não existe nenhum app que presta” pois cada um tem um dia-a-dia e tarefas muito distintas, seria difícil um app pra abranger tudo isso. E se existisse, seria complexo demais usar com funcionalidades que você não vai precisar.
    Por isso, mesmo sendo programadora e tendo que fazer commits que atualizam o redmine automaticamente a coisa às vezes não funciona bem assim e pra manter o controle eu uso o meu bom e velho caderno/agenda. Mesmo as tarefas que estão no redmine eu passo para o papel.

    1. Nunca tinha ouvido falar nesse Redmine, tem uma interface bem espartana pelo jeito. Na última empresa que eu trabalhava, usávamos o Asana para controlar as tarefas, mas caia nesse problema de ser muito genérica e complicada de usar de forma que todos entendessem. Agora, em um projeto gigante para um banco…é uma zona sem tamanho, nem me preocupo em ser muito produtivo para não morrer de raiva. É Scrum, mas já virou um Go Horse mesmo haha

      Produtividade em desenvolvimento de software é uma tema interessantíssimo, é um mundo de metodologias e ferramentas, mas ainda não encontrei uma que resolve qualquer tipo de desenvolvimento…,acho que as prioridades/necessidade de gerenciamento mudam muito de projeto para projeto (perfil da equipe, tipo de desenvolvimento, tamanho do projeto, tamanho do time, etc..)

      1. Exatamente. Penso o mesmo… E nesse mundo de desenvolvimento e ter que ser produtivo qualquer ferramenta, qualquer método a gente transforma num Go Horse, a gente até tenta, mas na correria, sabe como é…
        Não conhecia o Asana, parece muito bacana…

  9. Consigo me organizar muito bem com o Evernote + Caderneta Cícero (Qualidade Moleskine pela metade do valor). Algo que eu uso de vez em quando é o pomodoro, já todoist ou qualquer outro aplicativo de tarefas sempre achei um saco.

    Entro no medium tem tópico sobre produtividade, entro em um portal de tecnologia tem mais um tópico sobre produtividade… O que eu penso é que cada pessoa tem um modo de se organizar, terrível quando te forçam algo é fala “isso é muito bom, é impossível não dar certo com vc).

    Bom texto Ghedin.

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