Salve, pessoal!
Como sempre tive dificuldade em ter uma vida organizada no trabalho, já que tenho um perfil tendendo ao TDAH, admiro quem consegue usar os softwares de organização, como Outlook, To-dos, OneNote, Notion, etc., para efetivamente controlar suas demandas e não perder prazos e tópicos importantes.
Na minha rotina capenga, tendo a usar basicamente o Outlook para assinalar emails como tarefas pendentes, e arquivos de texto soltos e organizados vagamente em pastas de projetos, para anotar informações mais importantes sobre cada demanda. Já tentei usar zilhões de outros programas e formas de trabalhar, mas acabo parando de usar com o tempo, pela minha natureza mais caótica de lidar com o trabalho. Por isso, me adapto melhor a projetos que tem controle próprio de tarefas nas ferramentas centrais, tipo Jira e Azure Devops.
Então, gostaria de perguntar aqui, como é a rotina de organização de vocês? Como vocês fazem para não perderem uma tarefa pendente de vista em meio a vários projetos corridos?
Bluesky, Mastodon, Telegram e RSS
Uso TRELLO para organizar o que tenho pra fazer e o estágio em que está , GoogleCalendar pra marcar os compromissos , Pomodoro pra vencer a procrastinação e a dispersão da atenção e finalmente Obsidian para anotações gerais.
basicamente OneNote e calendário do Teams, tem me atendido em tudo e nunca mais esqueci algo importante.
Principal oportunidade do OneNote é não ter search and replace, sinto muita falto. Mas uso em ambiente corporativo.
Oi PH! Acho que sou a mais analógica em organizar a rotina: anoto hoje num papel 5 assuntos que são mais pertinentes a fazer amanhã, do mais urgente ao que quase irá para o dia posterior e deixo no notebook, o que cumpro eu risco e ao terminar tudo, jogo o papelzinho no lixo (para reciclagem). O que ficou pendente, eu abro um arquivo .TXT da vida no note e já sei que isso eu preciso tirar da frente! Também anoto no calendário de mesa as tarefas. Isso faz com que eu tenha foco e que para eu tocar a vida, vou ter de anotar e conferir analógica mente, não ficando mais dependente de um equipamento eletrônico para me notificar e me desesperar. Mas veja o que for melhor para você e pode ter certeza que dará certo. Afinal, você é um ser humano, não o Trello! Boa sorte e sucesso!
Sou um manager hoje, então minha rotina é uma loucura de reuniões e tenho que fazer alt-tab pra documentos e revisores (trabalho focado).
A técnica que costumo usar está baseada no livro – organize your tomorrow today.
Eh uma espécie de todo list com 3 tarefas e uma principal por dia.
Uso um bloco de notas qualquer hoje. Não consigo mais usar um aplicativo de todo list pq as coisas vão se aculumando muito e sei que não vou conseguir fazer tudo nem no trabalho, nem na vida.
Planos semanais e trimestrais.
Além disso, heavy user de calendários.
Quando trabalhava em time de desenvolvimento minha vida era bem mais fácil com o método kanban, um jira/trello da vida.
Eu acho que o mais importante é tentar entender como você funciona quando tá num dia bom, normal e ruim, pra ter ferramentas pra conseguir se localizar no trabalho nas três situações e evitar perder coisas importantes.
Já aceitei que não tem um método único de organização que vai resolver minha vida, então o que eu faço é ter alguns diferentes que eu uso conforme a cabecinha neurodivertida aqui decide, mas uma coisa que é importante pra qualquer um desses métodos é ter uma “masterlist” de tarefas e outra (ou na mesma) de coisas pra acompanhar/retornos pra receber.
Tenho muita dificuldade de me organizar com lista de tarefas diárias porque é muito difícil definir minha produtividade diária, já que faço atividades bem diferentes ao longo do dia, então pra não sentir que estou “falhando”, prefiro me organizar com uma lista de tarefas semanais, e vou elegendo quais fazer primeiro/a seguir ao longo do dia. Então basicamente faço uma listona, uma lista e uma listinha, mas pra não ficar escrevendo um milhão de vezes a mesma coisa, o listão fica em um caderno específico, a lista varia entre agenda, bloquinho de papel, bloco de notas ou até papel rascunho em cima da mesa (conforme a minha cabeça preferir), e dentro dessa lista eu vou enumerando as tarefas a lápis. Daí, como na semana vai ter um volume maior de coisas feitas do que num dia, mesmo que eu tenha feito só uma coisa por dia, acabo sentindo que avancei mais do que se repetisse a mesma lista de tarefas todos os dias, o que me dá mais motivação pra trabalhar. Bom demais ser neurodivertida e trabalhar pra si mesma! (ironia)
Além disso, google calendário pra absolutamente tudo na vida, até pra regar planta, com avisos de tempos variados de acordo com a atividade, e olho ele todo dia antes de dormir.
Como tenho um TDHA não diagnosticado, mas severo, utilizo um sistema “próprio” com Sleek + caderno físico.
1 – Listo tudo que tenho para fazer na semana no Sleek (uma interface gráfica para um todolist.txt).
2 – Sempre no fim do dia corrente coloco como prioridade as tarefas do dia seguinte.
3 – No dia seguinte assim que chego da academia (pós-banho) coloco na página esquerda do caderno as tarefas do dia e a página direita é sempre para anotações.
5 – Repito o processo.
Hoje a minha maior dificuldade está em equilibrar as tarefas individuais e em equipe.
Faço uso principalmente do Microsoft TO DO que já vem no outlook para coisas rápidas do dia a dia.
E para coisas mais complexas e importantes to começando a usar planner que já vem dentro do Teams. Uso como Kanban com lembretes basicamente.
E parte do time, assim como eu, também necessita visitar presencialmente potenciais clientes. Então o uso do whatsapp e os lembretes no celular ajudam a organizar a vida quando não é tão prático ligar um notebook em deslocamentos. Em resumo tento encontrar um meio termo entre praticidade e encaixar no formato de trabalho da equipe (acaba gerando menos estresse na comunicação).
Também sou TDAH, e a coisa que mais me ajuda quando eu to me perdendo nas tarefas é Bullet Journal… Basicamente vc vai anotar a lista de tudo que tem pra fazer, mas vc tem a “liberdade” de fazer anotações na sua lista de tarefas. Eu gosto muito de usar o tablet para anotar essas coisas, mas funciona muito bem em um caderno, a gente fixa melhor.
Sempre tive dificuldade para me organizar. Mesmo quando encontro uma ferramenta central, enfrento problemas para mover novas atividades que surgem de diferentes lugares: e-mails, conversas, WhatsApp, reuniões e até ideias que simplesmente aparecem na minha cabeça.
Este ano, fui oficialmente diagnosticado com TDAH do subtipo combinado. No entanto, acredito que encontrei boas estruturas de organização que me ajudam a não perder quase nada:
Minhas Ferramentas de Organização
Google Docs para Anotações
Tenho um documento chamado Anotações, onde organizo tudo por guias conforme os assuntos que estou tratando no momento. Sempre que inicio um esboço de planejamento, e-mail ou qualquer outra ideia, começo por esse documento. Dessa forma, garanto que todas as minhas ideias tenham um esqueleto bem estruturado.
TickTick para Tarefas
Uso o TickTick para organizar minhas tarefas no formato to-do. Além de marcar tarefas como concluídas, consigo colar trechos do Google Docs para detalhar melhor cada item. Escolhi o TickTick principalmente por um recurso essencial: a opção de adiar uma tarefa para o dia seguinte. Ao revisar meu dia e perceber que algo ficou pendente, posso simplesmente mover a tarefa para outro dia ou para a semana seguinte sem perder sua estrutura. Esse recurso tem sido extremamente útil.
Google Docs para Reuniões
Tenho outro documento chamado Pautas, onde organizo minhas reuniões seguindo um modelo padrão. Cada guia do documento representa uma reunião específica, contendo:
Nome da reunião
Participantes
Anotações (tanto sobre o conteúdo necessário antes da reunião quanto sobre os pontos discutidos)
Ações necessárias (incluindo responsáveis e tarefas a serem feitas)
Procuro garantir que todos os inputs do meu dia sejam registrados dentro desse processo. Isso me ajuda a visualizar tudo de forma mais clara e organizada.
Obs.: Sei que esse modelo não é 100% perfeito. Ainda deixo algumas coisas passarem, mas diria que 95% do meu trabalho é salvo por essa estrutura! Hahaha
Fiz uma adaptação da técnica Pomodoro pro meu (tele)trabalho e pros estudos. Aí uso uma agenda de papel pra ir anotando tudo que vou fazendo no dia e complemento com o app padrão de calendário.
Quando eu estava em um local de trabalho um pouco mais corrido e caótico/aleatório, organizava desta forma:
– tarefas no Trello;
– compromissos no calendário do Google;
– anotações/tutoriais em arquivos TXT mesmo.
trabalho em indústria e o fluxo é decidido pelo gestor. Não preciso me preocupar com nada além da tarefa atual… basta finalizar pedir qual será a proxima.
Eu usei o Google Agenda por vários anos, mas, em algum momento do último ano ele começou a virar um amontoado de coisas e já não me ajudava mais. Vi um vídeo da Asimov Accademy que me fez olhar o Bullet Journal de um ponto de vista prático e é o que eu tenho usado desde então.
Adaptei algumas coisas, mas o caderno funciona em ciclos. Anoto o que é anual logo no começo e migro a tarefa para a página do mês se houver algum evento marcado. A cada semana, no domingo à noite, eu vou lá e vejo se algum evento do mês vai cair naquela semana e migro ele pro dia. Na semana, anoto em cada dia o que vou fazer.
Parece trabalhoso, e talvez seja um pouco, mas isso cria um ritmo, sabe? Muitas coisas que eu esqueceria em uma lista de To Do qualquer eu lembro enquanto faço minhas anotações no domingo. E isso também me ajuda a parar pra pensar o que vou fazer na semana. No fim eu acho que era isso que faltava… não um jeito mais rápido de anotar, mas uma anotação mais eficiente mesmo.
Nunca tinha me deparado com esse Bulleting Journal, me pareceu bem útil para pessoas que têm agendas cheias de compromissos, como gerentes e palestrantes. O quão diferente ele é de só usar uma simples agenda de papel?
Seguindo a ideia do “quanto mais simples, melhor”, uma coisa que eu gosto de fazer quando percebo que estou muito desorganizado é colocar as tarefas pendentes como itens em um post-it (ou em vários post-its). Faço isso principalmente para tarefas e pendências pessoais, onde não tenho um sistema de gerenciamento de projetos só para isso. Mas também já fiz para o trabalho, onde eu estava com múltiplas demandas ao mesmo tempo, e precisava ter no meu campo de visão o que tinha que fazer.
Vantagens:
– Dependendo de onde você colocar (eu gosto de colocar na borda do monitor, mas pode ser até no gabinete ou na parede), não irá sair do seu campo de visão, ao contrário de apps ou arquivos, onde eventualmente você pode fechar ou deixar na área de trabalho.
– Você consegue acompanhar seu progresso em tempo real, ao ir riscando itens finalizados ou jogando fora os post-its.
Desvantagens:
– É necessário escrever, o que pode ser um pouco menos prático do que digitar ou simplesmente dar Ctrl+C e Ctrl+V
– Precisa ter algum material de escritório na mesa (caneta, post-its, ou no lugar destes, pedaços de papel e fita adesiva) e um espaço para colá-los.
Já pensei em ter um quadrinho branco no meu escritório pra trabalhar com post-its e uma espécie de kanban, mas ter que escrever acho que acabou me desanimando. Mas ainda é uma boa ideia pra projetos maiores, que envolvem muitas pessoas, ou que exigem o controle de muitas pequenas tarefas.
minhas demandas mensais são planilhadas (pela minha gestora), se não, num e-mail, e caso não se enquadre em nenhum dos dois, é pq é urgente e estou fazendo no exato momento e não tem como esquecer.
Também tenho um perfil dispersivo, para vc ter uma ideia adoro ler mas não consigo simplesmente sentar e ler um livro, é uma batalha que desisti de ganhar. Meu pensamento voa e quando vou ver, não estou mais entendendo nada.
Nem texto simples eu uso, prefiro escrever. Parece que fixa melhor os planos.
Minha resposta é simples: Bloco de Notas
Assim como você, eu já tentei usar todas essas ferramentas citadas, até tenho baixadas em meu PC, mas no final das contas eu não uso. Abro o Bloco de notas e anoto tudo que preciso, salvo em um arquivo .TXT e vou editando ele, foi a forma mais fácil que achei para lidar com isso.
Compromissos eu costumo deixar salvo no google Agendas para me notificar. Os detalhes novamente vão estar todos no TXT.
Mais um da turma do texto simples :)
Acho que justamente por simples e não ter a preocupação com a formatação, o texto simples acaba sendo imbatível. Já teve vezes que usei o WordPad para escrever alguns parágrafos mais elaborados, mas pra notas rápidas o bom e velho TXT realmente é muito bom.
Exatamente isso, pra mim é muito mais fácil e rápido dessa forma.
Aproveito pra deixar esse achado recente: https://mikegrindle.com/posts/obtf
Vou te acordo com tudo que ele escreveu, sigo o “método” dele e nem sabia que era um “método”
Depende. As demandas da empresa todas viram chamado.
Mas algumas coisas que não tem como virar chamado, eu tenho um grupo sozinho num app mensageiro chamado de “pendências” e lá eu apenas listo os tópicos tipo “ver wifi local xpto”, mais como um lembrete, mesmo que seja um chamado aberto. resolvi? apago a mensagem e encerro o chamado. nem sempre estou em frente a um computador quando surge uma demanda, ou estou no local vejo que a demanda existe e anoto para abrir um chamado e dar a tratativa correta depois.
Kanban, mas o mais importante é que os outros também usem. Entra te farão continuar.
— Tem um bug na produção! Socorro!
— Abriu um card no Kanban? Assim que você abrir um na coluna de To do, eu faço! Vai lá! Tô esperando aqui!
Os outros te farão ficar no método, se você os fizer também.