Apesar das alternativas gratuitas e na nuvem, o Office segue firme na liderança. Por quê?


25/3/14 às 11h00

Nos domínios da Microsoft, o Office é uma força espetacular. Imparável, implacável, avança e conquista novos territórios sem dar espaço à concorrência. O leitor Paulo Alcantara perguntou, à luz dos recém-anunciados add-ons do Google Drive, se as alternativas à suíte da Microsoft estão maduras o bastante para viabilizar a migração de quem (pessoas e empresas) está habituado ao Office.

O Office não é para mim, nem para você

Antes de qualquer suposição ou fato, é bom esclarecer a quem esses aplicativos se destinam. Eu, por exemplo, não sou público-alvo. Não uso o Office regularmente, embora tenha uma licença da versão 2010 com os apps mais básicos à disposição no meu notebook de trabalho. Vez ou outra recorro ao Word (especialmente para trabalhos acadêmicos) e ao PowerPoint (mesmo motivo); não me recordo da última vez que abri o Excel.

Meu perfil é, para as tarefas que o Office promete dar conta, um tanto simplista. O app que teoricamente eu mais usaria, o Word, é um exagero e um caminho que se fecha em si: dali, ou o texto é enviado para ser lido em outra instância do Word, ou é convertido para PDF ou papel. É possível utilizar o Word a fim de escrever para a web, mas convenhamos: com Markdown, apps mais ágeis e leves na web, e fluxos de trabalho menos complexos, não sobram motivos para recorrer ao Word.

Quando se fala na mítica versão do Office para iPad, o ceticismo de quem desdenha essa investida toma como público perfis parecidos com o meu. Para nós, gente que respira web e consegue viver sem maiores enroscos com ferramentas modernas, livres de legado, o Office de fato não tem lá tanto apelo, e não é de hoje. Olhando em retrospecto, mesmo sempre tendo uma cópia dele instalada nos meus computadores nunca as usei com tanta assiduidade para justificá-las. No passado, com alternativas limitadas em quantidade e qualidade, ele servia a um número maior de atividades; hoje, existe um app para isso — e não é força de expressão.

Nas empresas, o Office reina

Mulher demonstra o Office em uma tela sensível a toques.
Foto: Microsoft/Reprodução.

O que se costuma esquecer é a dimensão que o Office tem onde pagar por software sempre foi um gesto natural: o ambiente corporativo. O Office é uma máquina de fazer dinheiro não por todos os estudantes e blogueiros que compram licenças ou assinam o Office 365, mas pelos contratos de volume que levam Word, Excel, PowerPoint e Outlook para grandes parques de máquinas, para centenas, milhares de computadores de uma só vez, conectados via SharePoint, Exchange, Lync e outros nomes que, para quem conhece o Office de casa, são alienígenas.

Em 2010, a comScore revelou que havia no mundo, englobando todas as situações possíveis (inclusive estimativas da pirataria), mais de 1 bilhão de usuários de Office. Dados mais recentes da Forrester, de outubro do ano passado, mostraram que em três anos o Office 2010 dominou o mercado corporativo. Nessa pesquisa, conduzida com 155 empresas, 85% delas disseram usar essa versão da suíte. A 2013, já respondia por 23% (a soma das porcentagens supera 100% porque várias empresas usam duas ou mais versões em paralelo), quase o dobro da adoção do Google Docs/Drive e muito mais que o OpenOffice e variantes, que despencou no ranking em apenas dois anos.

As soluções na nuvem, personificadas principalmente pelo Google Drive, apesar do “oba oba” não conseguiram fazer a cabeça dos CIOs e penetrar no ambiente corporativo. E não por ignorância ou preconceito. Acontece que o Office da Microsoft tem duas características difíceis de serem batidas: ele é popular e, sejamos honestos, muito bom.

Espaço Office no Shopping Eldorado, em São Paulo.
Espaço Office, no Shopping Eldorado, em São Paulo. Foto: Emerson Alecrim/Flickr.

A popularidade advém da idade — e, créditos à Microsoft pela capacidade de adaptar um software tão antigo a toda e qualquer tendência que emplaque. Ter sido a única opção decente por tanto tempo também criou a cultura da compatibilidade; outros aplicativos, embora conversem com os arquivos gerados no Office, se enrolam com os mais complexos. É um jogo de força bruta, mas que no final pesa a favor da Microsoft.

As mais recentes, nuvem e venda por assinatura, convergiram no Office 365, disponível tanto para empresas quanto para usuários domésticos a preços interessantes. A versão doméstica do Office 365, por exemplo, custa R$ 21 por mês, dá direito à instalação dos apps em até cinco computadores, minutos no Skype, espaço extra no OneDrive e acesso aos apps para iPhone e Android. Para empresas, entram na conta soluções corporativas rodando na nuvem, como o sistema de comunicação Lync, SharePoint e servidor de e-mail Outlook, além do suporte sempre prestativo.

As alternativas são mais baratas, mas também inferiores

Uma planilha complexa no Excel.
Imagem: Microsoft/Reprodução.

As alternativas são gratuitas ou mais baratas? Sim. Mas carecem da maturidade do Office, do poder das suas ferramentas e da integração, entre apps e com as empresas. Para usuários casuais, um Google Drive ou iWork quebra o galho; para quem está inserido em uma grande rede corporativa cheia de protocolos e regras, não.

A última reformulação no iWork simplificou, muito até, os apps. É um caminho contrário ao do da Microsoft, que conseguiu algo raro com seu Office: ser ao mesmo tempo poderoso para quem precisa e simples para quem não o entender. O leitor Gustavo Vieira usa o Office no trabalho e em casa e explicou seus motivos:

“Uso [o Office] tanto na empresa quanto em casa e a justificativa é a mesma: é o que tem os melhores recursos avançados no pacote. Simplesmente não há alternativa decente (principalmente em relação ao Excel — fórmulas matriciais, macros VBA, tabelas dinâmicas) que consiga suplantar a suíte da microsoft. Até o Word, que a maioria acha que é apenas um editor de texto feioso, tem suas vantagens insubstituíveis (opções de formatação, smartart, referências, alterações controladas…).”

O Paulo, que sugeriu esta pauta, detalhou o que torna o Office, em especial o Excel, insubstituível para ele — e é curioso notar como os motivos vão além dos técnicos:

  • Porque quando comecei a trabalhar na área (design de interiores) há 10 anos já faziam assim, então, é algo muito difícil de mudar na cabeça das pessoas.
  • Macros. Querendo ou não, criar uma macro é algo muito difundido e relativamente fácil, então a planilha que eu uso tem macros criadas anos atrás que ainda funcionam muito bem.
  • Velocidade e confiabilidade com planilhas grandes. É sensível a diferença aqui. Uma planilha online como a do Google não tem a mesma velocidade de cálculo, nem a mesma confiabilidade. Já aconteceu de eu ter lançado algumas coisas na planilha do Google, e quando vou abrir, dá algum bug e o dado desaparece! Coisa que NUNCA, NUNCA, aconteceu com o Excel.
  • Fórmulas. As fórmulas do Excel são traduzidas para português, e quando meu pai me ensinou a mexer no Excel, ele me ensinou as fórmulas em… adivinha: português, como SOMA, CALC, etc. As fórmulas do Google Docs estão em inglês e são ligeiramente diferentes, o que me atrapalha um pouco.
  • Ambiente diferente. Querendo ou não, as pessoas ainda se sentem meio coibidas usando uma planilha fora do computador delas. “Mas fica nos Estados Unidos?”, disse uma funcionária aqui. “Mas o arquivo não é mais meu?”, disse outra funcionária. A pessoa perde a ilusão da “posse” daquele arquivo, acha que literalmente pode perder o arquivo ou outras pessoas podem ler. (E isso tem um fundinho de verdade.)
  • Ninguém quer aprender a mexer no Google Script para substituir macros! Sério, nem eu, que gosto de tecnologia, tive paciência de chafurdar em manuais para criar scripts que substituiriam as macros. A Macro é algo tão difundido, que é bem difícil substituir agora. Mas eu tenho uma missão comigo mesmo de resolver isso pelo menos aqui, no escritório.
  • Look and feel diferente. Imagina uma secretária, que faz o trabalho dela, repetitivo e sem criatividade, há 20 anos (uma grande amiga minha, por sinal), ter que se acostumar com os Ribbons do Excel 2007/2010. Não rolou. Ela pediu para trocarem de volta pelo Excel 2003, com os menus que ela estava acostumada.
  • Zoom. É normal fazer uma planilha grande no Excel e diminuir o zoom para ela caber na tela. Esse conceito não existe no Google Docs, a planilha que você tem é sempre 100% da visão, você não consegue reduzir ela na tela. Imagina isso com uma planilha com milhares de entradas!
  • Letargia profissional. Quase ninguém num ambiente corporativo quer melhorar as coisas, são poucos que querem arranjar uma encrenca. As pessoas querem fazer o trabalho delas e ir embora. Ninguém quer encarar o problema de transferir uma planilha monstruosa, com dados de 15 anos, para o Google, adaptar toda a formatação, ajustar as letras, recriar as macros em script, ensinar as pessoas a usar o novo conceito e convencer o chefe. É muito mais fácil simplesmente avisar o pessoal do TI a instalar a mesma versão do Excel 97/2003 no computador dele, que vai funcionar de qualquer jeito.

Nem toda empresa precisa de tudo o que o Office oferece, claro. Quanto mais simples as exigências, quanto mais enxuto o workflow e menor o número de funcionários, mais fácil é adotar alternativas. Embora o iWork foque na simplicidade para agradar o usuário doméstico, o Google tem a mesma abordagem de olho no corporativo. E funciona, pelo menos para cinco milhões de empresas — esse número, o último divulgado oficialmente, de junho de 2012.
É muito bom ter opções e não depender apenas de uma fornecedora, mas tratar o Office como uma tecnologia ultrapassada e em desuso é, no mínimo, exagerado, um discurso que não bate com a realidade, ainda que uma restrita à corporativa.

Talvez seja o mesmo caso do Internet Explorer: nos fins de semana, a sua fatia no gráfico de uso dos navegadores despenca. Só que funcionário também é gente e o software que ele usa é real, conta. Google Drive, iWork, OpenOffice e outros estão a quilômetros de distância do Office. Se duvida, tente fazer uma planilha complexa, com macros e outros recursos avançados, nessas alternativas. E boa sorte!

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