Apesar das alternativas gratuitas e na nuvem, o Office segue firme na liderança. Por quê?

Nos domínios da Microsoft, o Office é uma força espetacular. Imparável, implacável, avança e conquista novos territórios sem dar espaço à concorrência. O leitor Paulo Alcantara perguntou, à luz dos recém-anunciados add-ons do Google Drive, se as alternativas à suíte da Microsoft estão maduras o bastante para viabilizar a migração de quem (pessoas e empresas) está habituado ao Office.

O Office não é para mim, nem para você

Antes de qualquer suposição ou fato, é bom esclarecer a quem esses aplicativos se destinam. Eu, por exemplo, não sou público-alvo. Não uso o Office regularmente, embora tenha uma licença da versão 2010 com os apps mais básicos à disposição no meu notebook de trabalho. Vez ou outra recorro ao Word (especialmente para trabalhos acadêmicos) e ao PowerPoint (mesmo motivo); não me recordo da última vez que abri o Excel.

Meu perfil é, para as tarefas que o Office promete dar conta, um tanto simplista. O app que teoricamente eu mais usaria, o Word, é um exagero e um caminho que se fecha em si: dali, ou o texto é enviado para ser lido em outra instância do Word, ou é convertido para PDF ou papel. É possível utilizar o Word a fim de escrever para a web, mas convenhamos: com Markdown, apps mais ágeis e leves na web, e fluxos de trabalho menos complexos, não sobram motivos para recorrer ao Word.

Quando se fala na mítica versão do Office para iPad, o ceticismo de quem desdenha essa investida toma como público perfis parecidos com o meu. Para nós, gente que respira web e consegue viver sem maiores enroscos com ferramentas modernas, livres de legado, o Office de fato não tem lá tanto apelo, e não é de hoje. Olhando em retrospecto, mesmo sempre tendo uma cópia dele instalada nos meus computadores nunca as usei com tanta assiduidade para justificá-las. No passado, com alternativas limitadas em quantidade e qualidade, ele servia a um número maior de atividades; hoje, existe um app para isso — e não é força de expressão.

Nas empresas, o Office reina

Mulher demonstra o Office em uma tela sensível a toques.
Foto: Microsoft/Reprodução.

O que se costuma esquecer é a dimensão que o Office tem onde pagar por software sempre foi um gesto natural: o ambiente corporativo. O Office é uma máquina de fazer dinheiro não por todos os estudantes e blogueiros que compram licenças ou assinam o Office 365, mas pelos contratos de volume que levam Word, Excel, PowerPoint e Outlook para grandes parques de máquinas, para centenas, milhares de computadores de uma só vez, conectados via SharePoint, Exchange, Lync e outros nomes que, para quem conhece o Office de casa, são alienígenas.

Em 2010, a comScore revelou que havia no mundo, englobando todas as situações possíveis (inclusive estimativas da pirataria), mais de 1 bilhão de usuários de Office. Dados mais recentes da Forrester, de outubro do ano passado, mostraram que em três anos o Office 2010 dominou o mercado corporativo. Nessa pesquisa, conduzida com 155 empresas, 85% delas disseram usar essa versão da suíte. A 2013, já respondia por 23% (a soma das porcentagens supera 100% porque várias empresas usam duas ou mais versões em paralelo), quase o dobro da adoção do Google Docs/Drive e muito mais que o OpenOffice e variantes, que despencou no ranking em apenas dois anos.

As soluções na nuvem, personificadas principalmente pelo Google Drive, apesar do “oba oba” não conseguiram fazer a cabeça dos CIOs e penetrar no ambiente corporativo. E não por ignorância ou preconceito. Acontece que o Office da Microsoft tem duas características difíceis de serem batidas: ele é popular e, sejamos honestos, muito bom.

Espaço Office no Shopping Eldorado, em São Paulo.
Espaço Office, no Shopping Eldorado, em São Paulo. Foto: Emerson Alecrim/Flickr.

A popularidade advém da idade — e, créditos à Microsoft pela capacidade de adaptar um software tão antigo a toda e qualquer tendência que emplaque. Ter sido a única opção decente por tanto tempo também criou a cultura da compatibilidade; outros aplicativos, embora conversem com os arquivos gerados no Office, se enrolam com os mais complexos. É um jogo de força bruta, mas que no final pesa a favor da Microsoft.

As mais recentes, nuvem e venda por assinatura, convergiram no Office 365, disponível tanto para empresas quanto para usuários domésticos a preços interessantes. A versão doméstica do Office 365, por exemplo, custa R$ 21 por mês, dá direito à instalação dos apps em até cinco computadores, minutos no Skype, espaço extra no OneDrive e acesso aos apps para iPhone e Android. Para empresas, entram na conta soluções corporativas rodando na nuvem, como o sistema de comunicação Lync, SharePoint e servidor de e-mail Outlook, além do suporte sempre prestativo.

As alternativas são mais baratas, mas também inferiores

Uma planilha complexa no Excel.
Imagem: Microsoft/Reprodução.

As alternativas são gratuitas ou mais baratas? Sim. Mas carecem da maturidade do Office, do poder das suas ferramentas e da integração, entre apps e com as empresas. Para usuários casuais, um Google Drive ou iWork quebra o galho; para quem está inserido em uma grande rede corporativa cheia de protocolos e regras, não.

A última reformulação no iWork simplificou, muito até, os apps. É um caminho contrário ao do da Microsoft, que conseguiu algo raro com seu Office: ser ao mesmo tempo poderoso para quem precisa e simples para quem não o entender. O leitor Gustavo Vieira usa o Office no trabalho e em casa e explicou seus motivos:

“Uso [o Office] tanto na empresa quanto em casa e a justificativa é a mesma: é o que tem os melhores recursos avançados no pacote. Simplesmente não há alternativa decente (principalmente em relação ao Excel — fórmulas matriciais, macros VBA, tabelas dinâmicas) que consiga suplantar a suíte da microsoft. Até o Word, que a maioria acha que é apenas um editor de texto feioso, tem suas vantagens insubstituíveis (opções de formatação, smartart, referências, alterações controladas…).”

O Paulo, que sugeriu esta pauta, detalhou o que torna o Office, em especial o Excel, insubstituível para ele — e é curioso notar como os motivos vão além dos técnicos:

  • Porque quando comecei a trabalhar na área (design de interiores) há 10 anos já faziam assim, então, é algo muito difícil de mudar na cabeça das pessoas.
  • Macros. Querendo ou não, criar uma macro é algo muito difundido e relativamente fácil, então a planilha que eu uso tem macros criadas anos atrás que ainda funcionam muito bem.
  • Velocidade e confiabilidade com planilhas grandes. É sensível a diferença aqui. Uma planilha online como a do Google não tem a mesma velocidade de cálculo, nem a mesma confiabilidade. Já aconteceu de eu ter lançado algumas coisas na planilha do Google, e quando vou abrir, dá algum bug e o dado desaparece! Coisa que NUNCA, NUNCA, aconteceu com o Excel.
  • Fórmulas. As fórmulas do Excel são traduzidas para português, e quando meu pai me ensinou a mexer no Excel, ele me ensinou as fórmulas em… adivinha: português, como SOMA, CALC, etc. As fórmulas do Google Docs estão em inglês e são ligeiramente diferentes, o que me atrapalha um pouco.
  • Ambiente diferente. Querendo ou não, as pessoas ainda se sentem meio coibidas usando uma planilha fora do computador delas. “Mas fica nos Estados Unidos?”, disse uma funcionária aqui. “Mas o arquivo não é mais meu?”, disse outra funcionária. A pessoa perde a ilusão da “posse” daquele arquivo, acha que literalmente pode perder o arquivo ou outras pessoas podem ler. (E isso tem um fundinho de verdade.)
  • Ninguém quer aprender a mexer no Google Script para substituir macros! Sério, nem eu, que gosto de tecnologia, tive paciência de chafurdar em manuais para criar scripts que substituiriam as macros. A Macro é algo tão difundido, que é bem difícil substituir agora. Mas eu tenho uma missão comigo mesmo de resolver isso pelo menos aqui, no escritório.
  • Look and feel diferente. Imagina uma secretária, que faz o trabalho dela, repetitivo e sem criatividade, há 20 anos (uma grande amiga minha, por sinal), ter que se acostumar com os Ribbons do Excel 2007/2010. Não rolou. Ela pediu para trocarem de volta pelo Excel 2003, com os menus que ela estava acostumada.
  • Zoom. É normal fazer uma planilha grande no Excel e diminuir o zoom para ela caber na tela. Esse conceito não existe no Google Docs, a planilha que você tem é sempre 100% da visão, você não consegue reduzir ela na tela. Imagina isso com uma planilha com milhares de entradas!
  • Letargia profissional. Quase ninguém num ambiente corporativo quer melhorar as coisas, são poucos que querem arranjar uma encrenca. As pessoas querem fazer o trabalho delas e ir embora. Ninguém quer encarar o problema de transferir uma planilha monstruosa, com dados de 15 anos, para o Google, adaptar toda a formatação, ajustar as letras, recriar as macros em script, ensinar as pessoas a usar o novo conceito e convencer o chefe. É muito mais fácil simplesmente avisar o pessoal do TI a instalar a mesma versão do Excel 97/2003 no computador dele, que vai funcionar de qualquer jeito.

Nem toda empresa precisa de tudo o que o Office oferece, claro. Quanto mais simples as exigências, quanto mais enxuto o workflow e menor o número de funcionários, mais fácil é adotar alternativas. Embora o iWork foque na simplicidade para agradar o usuário doméstico, o Google tem a mesma abordagem de olho no corporativo. E funciona, pelo menos para cinco milhões de empresas — esse número, o último divulgado oficialmente, de junho de 2012.
É muito bom ter opções e não depender apenas de uma fornecedora, mas tratar o Office como uma tecnologia ultrapassada e em desuso é, no mínimo, exagerado, um discurso que não bate com a realidade, ainda que uma restrita à corporativa.

Talvez seja o mesmo caso do Internet Explorer: nos fins de semana, a sua fatia no gráfico de uso dos navegadores despenca. Só que funcionário também é gente e o software que ele usa é real, conta. Google Drive, iWork, OpenOffice e outros estão a quilômetros de distância do Office. Se duvida, tente fazer uma planilha complexa, com macros e outros recursos avançados, nessas alternativas. E boa sorte!

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10 comentários

  1. O Office realmente não é para nós, mas as alternativas são.
    As alternativas com a chegada do iPad, iPhone e outros assemelhados, caíram no gosto do povão. E põe povão nisso!

    Há algum tempo, a Apple disponibilizou para seus usuários muitos apps grátis ou pagos dos mais diversos interesses, desde aplicativos para lista de compras em supermercados, calendários, agendas, jogos, calculadoras até opções de modelos de planilhas (Numbers) prontas para usar, onde o usuário pode até aprender o uso de algumas fórmulas mais simples, analisando o modelo.

    A Microsoft tentou algo parecido há muito tempo atrás, dentro do Excel, com uma planilha extremamente complicada, que incluía logotipos e fotos de funcionários de uma empresa e até mudança na cor de fundo das células. Só servia para a empresa. Até o nome dela era complicado, não consigo me lembrar.

    Agora a Microsoft está correndo atrás, como Leoa correndo atrás de gazela. Entrou no iPad e já disponibilizou até os modelos de planilha do Excel. Mas mesmo que elas um dia sejam grátis, eu não abandonarei o Numbers. O Numbers para iPad é limpo da parafernália de menus e é mais fácil de programar. E entre outras coisas, conseguiu se livrar da imagem do VisiCalc. Coisa que o Excel não conseguiu. Ou melhor, não quis. Que o diga os craques da informática.

    Abraços!

  2. Gosto muito de usar o MS Word pela facilidade que vocês consegue formatar os textos. Os outros programas, Excel, Power Point, só em casos específicos que exigiram eles.

    Att+

  3. O termo “Office” hoje está que nem o termo “Gillette”: é algo referente a um conjunto de coisas iguais e não só ao aplicativo em si. E em ambos os casos, por mais que se tenha um monte de cópias, o pessoal acaba indo para o “original”, mesmo pirata :p

    Penso que no final o Office domina porque 1) as alternativas são (por incrível que pareça) “complexas” ao usuário comum (pessoas tem que reaprender quando usa um sistema novo ), e 2) é mais fácil usar o “padrão-de-mercado” do que ajudar quem oferece “di grátis” seus trabalhos e aprimorar. Libre e Open Office estão por aí e não vejo tanto o uso deles quanto.

    Antes do Office e seu conjunto de aplicativos, tais programas eram separados ou vinham em suítes incompatíveis entre si. O Lotus tinha o 1-2-3 para planilhas, para texto não me recordo de programas, e lembremos do pai de todas as planilhas, o VisiCalc :).

    Enfim. Uma coisa, a propósito que nunca vi (ou pesquisei com afinco) é algo relacionado justamente ao uso mais aprimorado dos softwares alternativos ao pacote Office. Nunca vi um comparativo do Open ou Libre com o Microsoft Office por exemplo, a ponto de saber se realmente os programas da MS trabalham melhor, se há mais coisas interessantes nos outros, dentre outras questões. :)

    1. O Lotus 1-2-3 fez, por muitos anos, parte de um pacote chamado SmartSuite. O editor de textos era o AmiPro e a agenda/e-mail o Schedule.

  4. Eu trabalho com texto (advogado) e desde sempre usei o office por que aprendi assim. Evetulmente uso o excel para tarefas simples.
    Nunca mudei, um pouco pelo costume e tbm pq comprei licenças em promoção.
    Acredito q mtas coisas q eu considero simples no word não são tao simples nos programas alternativos.
    Hoje, com a conectividade que a mstf promove, salvo td no one drive.
    O dia em q achar q não é mais viável o uso do office, principalmente pelo preço para uso comercial, ai eu troco e me adaptou à alternativa.

  5. Cara… eu caio nos dois grupos. Tinha um computador em 97… fazia trabalhos do colegial no…. Office. Não existia coisa diferente e esse legado de que o Office é o Office está na maioria das pessoas que usam o computador antes do advento da “Web 2.0”.

    Enfim cresci e fui pro mercado corporativo: Office, Office, Office.

    Tempos depois liderei um projeto para analisar alternativas ao Office e na empresa que trabalhava na época a conclusão foi: sem condição.

    Aplicando os parametros desse teste em uma empresa anterior e 2 depois a conclusão é a mesma: Sem condição

    Como trabalho em TI estou sempre perto de projetos da controladoria, contabilidade… Tire o Excel deles e nego comete suicidio. Melhor: Usuário que mal sabe enviar um e-mail é um demonio mestre Jedi em Excel.

    Ou seja o Office é isso tudo: Legado e atual. E um programa realmente competente.

  6. Na época que estava fazendo meu TCC tive de ir escrevendo o mesmo em vários computadores distintos, hora em casa, hora na faculdade e hora na casa dos meus pais. A minha primeira idéia foi escrever tudo no Google Docs para ficar sincronizado na nuvem, mas simplesmente não deu certo.
    Não sei se eu é que não sabia utilizar direito, mas coisas um pouco mais complexas do Word que pra mim já eram simples eu nem descobri como fazer. Na realidade, meu experimento acabou quando tentei inserir a primeira tabela no trabalho e não ficou do meu agrado.
    O resultado foi uma chuva de cópias e mais cópias dos mesmos arquivos, além de uma versão master que eu levava no meu pendrive.
    Pra quem usa o Word como uma máquina de escrever, qualquer coisa serve. Mas quem precisa fazer algo um pouco mais complexo, não tem nem o que pensar.

    1. Realmente, o Docs é útil pro básico, mas tente usar formatação mais avançada, índice remissivo, tabelas e imagens posicionadas, e tudo pode sair do controle.

      Hoje a própria Microsoft tem nuvem pra trabalhar nos arquivos de qualquer computador, mas também sou “da época” em que precisei de arquivos rodando por pendrives hehe

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