Vamos supor que há vários arquivos de notas fiscais de meses diferentes no seu computador.
É necessário você organizar essas notas fiscais para facilitar a busca e a consulta.
Como você faria essa tarefa?
Criaria pastas para cada mês? Qual nome teria essas pastas? Teria uma pasta mãe ou subpastas?
Dissertem
15 comentários
Jogo todas na mesma pasta, com o nome “notas fiscais”, mas renomeio os arquivos da seguinte forma:
AAAAMMDD_Nome_da_Loja_Nome_do_Produto.jpg
Acho tudo na busca.
Jogo tudo numa pasta chamada Nota Fiscal. As notas são parte integrante de processos (serviço público) e minha unidade básica de pesquisa é: qual processo? Depois que começamos a trabalhar com processo digital ficou tudo muito fluído. O problema é que vamos passar por uma enorme migração de plataforma e o sistema de organização dos processos (que no meu pc é uma planilha safada) vai ter que ser repensado.
Eu gosto de um esquema mais simples e universalmente compatível com windows linux e nuvem no celular, meio IKEA. Use no MÁXIMO 2 nívels de sub-pastas dentro de uma pasta do tema, ou seja dê preferencia para longas listas de pastas que voce só rola, entra e já acessa o arquivo final. Então algo como: Home / Pasta de Nota Fiscal / Sub-Pasta 1/Sub-Pasta 2 / Arquivo final
Se puder só fazer sub-pastas de nivel 1, ou só a pasta principal, e já acessa o arquivo final, melhor ainda. Não faça como eu já fiz de ficar criando sub-pastas de 4 5 7 níveis inclusive para um arquivo só, prefira inclusive jogar coisas heterogeneas juntas se tiver utilidade, e já que bem digital é infinitamente reprodutível, copiar o mesmo arquivo em multiplas pastas para funcionar melhor para voce pode ser util. Para Tags, não vou brincar, decida quais informações voce afinal quer ter e priorizar, e nomeie o arquivo em si mesmo com TODAS elas (ordem que voce preferir, seja yyyymmdd ou palavras). Ex: um pdf que se chama «20250723 Nota Fiscal PC Sony Modelo-XYZ123 Meu Casa-da-sogra Preto 23”.pdf». Qualquer sistema operacional te permite pesquisar dentro de pastas por nome do arquivo, tipo de arquivo, data de criação, ordem alfabetica, etc. Esse sistema de organização tende a ser mais facilmente acessível por navegação manual e pesquisar os arquivos segundo as informações desejadas. Funciona para mim, não é profissional, talvez alguém goste.
Aproveitando a post. Existe alguma ferramenta para colocar tags nos arquivos de forma a fazer buscas por tags ? A identificação só pelo nome do arquivo ou pasta me parece muito limitada.
Augusto
Eu gosto de usar o Dolphin, gerenciador de arquivos do KDE, para isso. Você pode adicionar tags aos arquivos e pode navegar nas tags.
As que eu emito tão todas numa mesma pasta. às vezes eu coloco no final do nome do arquivo qual trabalho foi, ou pra quem, se eu acho que vou procurar por ela no futuro. Aí quando faço backup eu mantenho todas no backup, mas deixo comigo só o último ano.
Se for um monte de notas de uma empresa mesmo, aí eu faria como todo mundo falou de anomêsdia
Depende muito do volume de notas, da dinâmica de consultas e da forma de consultas. Se fosse consulta manual, eu usaria “YYYY-MM-DD Fornecedor” ou “YYYY-MM-DD Fornecedor – Categoria de Produto”.
Se as consultas forem majoritariamente dos últimos 4 anos, criaria uma pasta principal “Notas Fiscais”, onde ficariam todas as notas dos últimos 4 anos, e nessa mesma pasta criaria uma subpasta “Arquivado”, para as mais antigas.
Isso facilitar consultas e buscas manuais. Se for automatizado, aí é outra história.
Como no Windows utilizado o Everything Search pra indexar e encontrar em tempo real todos os arquivos, já estou acostumado a utilizar esse tipo de padrão.
Falta informação.
Pra quem é isso? Qual o volume de notas? A única informação relevante pra categorização é a data ou fornecedor também? São notas de entrada ou (e?) saída?
Depende do volume de arquivos. Se for menos de… sei lá, 100, eu só nomearia cada arquivo começando por YYYYMMDD, sem diretório (pasta).
Eu utilizo essa metodologia YYYYMMDD para nomear arquivos, funciona muito bem.
Me expliquem o motivo? É para aproveitar a própria ordem que o sistema faz? Ano, mês e dia “crescentes”?
Sim, nesse formato fica na ordem correta tanto alfabética quanto cronologicamente.
Exatamente.
Eu uso YYYYMMDD-produto/serviço.
A ordenação por nome te ajuda a procurar pela data e a descrição do produto serviço da a dica do conteúdo
Gostei do “Dissertem” 🤣😂🤣😂
Pensando em termos de banco de dados, a coisa vai longe, precisamos de mais informações, por exemplo, estas notas são do mesmo fornecedor? quais os materiais comprados? Entendeu?
Porque de posse dessas informações vc pode organizar as pastas assim:
a)Ano/mes/forncedor/material/dia: o dia é dispensável, vc pode nomear o arquivo com a data
b)Ano/mes/material/fornecedor/dia: o mesmo comentário acima
Tudo isso dentro de uma pasta mãe, tipo: notaFiscal
Aqui eu organizei em diretórios nomeados com ano-mês (YYYY-MM). Dá pra fazer com diretório ano e subdiretórios mês.